公司文控中心管理办法

目录/提纲：……
二、资料范围
四、实行集中与分散管理相结合的_
六、文件资料材料的收集：
七、文件资料的归档、立卷与管理：
八、文件资料的保管：
九、文件资料借阅、利用工作：
……

　　第一章总则
　　一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。
　　二、资料范围
　　公司建档范围确定为：
　　公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划
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制度。
　　．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
　　．严格执行b_m制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
　　．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。
　　．发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。
　　．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
　　．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。
　　．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
　　第三章文件材料的管理工作
　　六、文件资料材料的收集：
　　．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存年、年、年等）；注明文件的版本号。
　　．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；
　　．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
　　七、文件资料的归档、立卷与管理：
　　．区分全宗，确定立档单位。
　　．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否b_m、b_m程度来分。
　　．大类分为：制度规定：；文件：；资料：；档案：；合同：。
　　．部门拼音缩写：物控：；生管：；仓储：；品管：；研发：；技术：；客服：；采购：；生产：；市场：；销售：；设备：；财务：；：；后总：；总经办：；人力资源：；制造中心：；营销中心：；研发技术中心：；财务中心：；广州分公司：；上海分公司：；_分公司：；香港分公司：；信念公司：。
　　．b_m用表示，非密级则用表示。
　　．密级：绝密：；机密：；秘密：；无：
　　编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否b_m）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如总经办****年某份制度编码为：。
　　．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
　　．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。
　　．整理案卷，使之厚度适宜，控制在至之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
　　．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。
　　．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。
　　．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。
　　．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。
　　．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和x_m。
　　八、文件资料的保管：
　　．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；
　　．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；
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