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小议水利工程建设项目档案管理工作

发表时间:2012/1/13 19:00:32
目录/提纲:……
一、工程建设项目档案管理存在的问题
(一)当前的工程建设项目档案法规_与市场经济发展不相适应
(二)对工程建设项目档案管理工作的重视程度不够
(三)工程建设项目档案管理水平普遍较差
二、加强工程建设项目档案管理的几点建议
(一)加强研究,适应全局,档案治理走在前面
(二)领导重视,全员参与,形成档案管理网络
(三)转变观念,超前管理,科学规范工程档案
1、根据水利工程复杂性的特点,拓宽档案收集渠道
2、制定规范,及时立卷
3、积极主动,密切联系,发挥驻地监理工程师的作用
4、严把工程建设项目档案的质量关
(四)加大培训,增强素质,提高档案业务水平
(五)先进手段,广泛运用,加大信息化建设
(六)开发利用,用活档案,促进档案管理工作
……
小议水利工程建设项目档案管理工作

水利工程建设项目档案是指水利工程在建设过程中形成的各种各样文档,有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等,这些文档材料是反映工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据,在保障城市人民正常生活和预防及抵御自然灾害方面有着重要作用,对工程建成投产后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用,对其它工程也起着借鉴与参考作用。因此,利用好、管理好工程建设项目档案,使其在建设与管理中充分发挥作用,更好地为水利事业与社会发展服务具有巨大的现实意义。
随着我国_市场经济_的逐步建立,国家在投资、治理、建设等方面发生了一系列变化,对工程建设项目档案在收集、治理、归档、流向方面提出了新的问题。另外,近年来计算机及网络技术的广泛应用,越来越多的文件直接在电脑上产生和传输,无纸化办公方式产生的电子文件及图像、
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没有形成有效的治理和监督机制,在制度执行上也存在“软”的现象。再加之档案管理人员素质水平参差不齐。在许多工程建设中,档案人员一般是新参加工作的同志,缺乏档案专业知识,对工程档案比较生疏;有的是档案专业毕业或者有档案馆员职称的,熟悉档案法规和制度,却知识结构老化,知识层次低,不熟练掌握网络技术、软件制作,用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺;还有就是大多数档案管理人员是兼职人员,业务生疏,缺少必要的档案管理技能。
二、加强工程建设项目档案管理的几点建议
(一)加强研究,适应全局,档案治理走在前面。要定期对国家制定的适应建设治理_改革的档案治理制度和法规进行研究学习,及时制定一批既符合工程档案上作自身发展规律,又适应_市场经济要求,既符合我国国情义兼容国外先进治理经验的档案法规规章。2001年,国家档案局为适应建设项目的改革开始制定《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规范》两个文件,为进一步做好项目档案工作创造了良好的环境,提供了及时服务,也为我们应对工程建设_改革如何提高档案提供了参考依据,今后相关部门紧跟社会经济发展的大局,及时修改规范相应的档案法规,从而使之相互适应。
(二)领导重视,全员参与,形成档案管理网络。领导重视档案管理工作是管好用好档案的关键,要在制度、装备、人员配备上给予充分保证与支持,使档案工作能真正发挥其职能与作用。工程建设要由总工程师主管档案工作,成立档案情报室、设立专职档案员,在各业务部门指定专业技术人员担任兼职或专职档案员,形成全部的档案管理网络。要充分发挥全体人员的档案意识,一起参与档案收集,抓早抓实。同时要完善制度建设,修订岗位责任制及档案管理制度,做到职责分明、层层把关,从而使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。
(三)转变观念,超前管理,科学规范工程档案。工程建设项目档案涉及到工程建设的方方面面,贯穿于工程建设的全过程。长期以来,我们对档案内容与工作范围理解偏于狭窄,思想不开阔,工作不创新,从而形成档案管理工作的难点。近几年我们逐步转变观念,通过在各项工程建设项目档案工作的摸索,制定一系列措施,对档案进行超前管理。
1、根据水利工程复杂性的特点,拓宽档案收集渠道。水利档案大部分原始资料都产生于施工过程的现场,应而档案人员应亲临施工现场,收集资料有三种方式:(1)追踪收集:这种适用于工程周期较短,形成档案材料快的工程,档案人员应主动到现场询问和了解工程进展情况,及时掌握工程信息并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。(2)分阶段收集:这种适用于工程周期较长的,我们应保持与兼职档案员及施工、建设、监理部门的联系,及时掌握工程进度,并加强催收,尽力避免档案原始资料的散失。(3)强制性收集:这种适用于人员分散、临时机构较多的施工,可以采用交给一定档案资料押金的做法,当施工单位将完整的档案资料交给档案部门后才可退回押金,保证档案资料不会因人为因素流失。
2、制定规范,及时立卷。根据水利工程建设的实际情况,我们可按分类大纲、保管期限、档号分类等,将工程建设项目档案确定基本归档范围。收集时要边收集边整理,按《基本建设工程竣工档案接受内容》所规定的条目分类,发现有遗漏的材料,及时找相关部门和人员补齐。按照客观的基本建设程序编辑,立卷齐整美观。在归档的过程中,主动向档案管理部门请教,使材料的归档符合档案管理的规范化要求。
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