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浅谈公司档案管理

发表时间:2014/1/27 13:04:59

浅谈公司档案管理工作

企业档案是企业在研究、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件.档案管理是一项管理性的工作,服务性的工作,政治性的工作.档案管理工作是企业工作的重要组成部分,是基层基础建设的重要内容之一,管好,用好企业档案是每个企业必须履行的重要职责.现就本人在企业档案管理实际工作中体会到的几点重要方面浅述如下.

一、建立企业档案工作组织体系

企业档案工作组织体系包括组织领导、机构设置、人员配置和工作网络,只有把这样的一个档案工作组织系统建立起来,才能将档案管理的制度、方法、要求深入到公司每一项工作中去,细化到企业文件材料形成和利用的每一个环节. 企业应建立以档案部门(办公室)为_,各职能或承办部门的专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系.目前公司的档案管理体系是办公室负责行发文等日常工作档案的管理,工程管理部
……(新文秘网https://www.wm114.cn省略604字,正式会员可完整阅读)…… 
定、保管、统计、利用)之一,是开展档案工作的重要基础环节.档案内容整理,主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别,对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动.档案实体整理,主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案,进行基本的分类、组合、排列、编目,组成有序的档案整体的工作过程. 1、归档的文件以件为整理单位.档案人员应当遵循文件的形成规律、保持文件的有机联系,尽可能的将正文与发文稿、批复与请示、复函与函以一件的形式装订在册,如有请示无批示的时候,可以先将该请示放在短期存档的盒子中,等到有批复回来后再一并存档,如果一直都没有批复回来,就要在备案表中注明原因,以备查询之用. 2、归档文件可以采用"年度-机构(问题)-保管期限"、"保管期限-年度-机构(问题)"、"年度-保管期限"、"保管期限-年度"中的一种方法进行分类,一般多数企业以"年度-机构(问题)-保管期限"方法进行分类. 3、归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录.文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等.目录编写的时候应注意以下几点:1、编目时应按件为单位逐一编写,2、责任者为发文单位或个人,编写时一定要以全称的形式录入,不能简化,3、文号一般由机关代字、年度、顺序号组成,要填写完整,4、题名要照实抄录,如果没有题名或题名不规范的时候,也可自拟标题,5、日期是指文件形成的时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如20020909,如遇日期不明时,可用00代替,为20020900. 归档文件的目录要做到准确、全面、详细、深入,以方便查找利用的需要.

(三)做好档案交接工作 由于档案具有及强的延续性,档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方能离开岗位.档案人员交接工作是一项认真细致、手续严密,责任重大的工作,移交要按程序办事,移交方要准确填写好《档案交接明细表》,接收方接收时,要认真核对,并检查移交档案的完整性.在做档案交接工作时,应有第三方在场,做好档案监交工作.档案监交人员应当认真履行职责,坚持原则,按程序办理.交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作,做到账物相符,手续齐全,并在交接明细表上注意明交接时间.移交文件一般一式二份,移交人、接收人各执一份,交接工作结束之后,移交人、接收人、监交人应在移交文件明细表上签字,以示对交接工作负责.

(四)做好档案利用工作 档案资源的开发利用是指提示档案信息及其价值,通过各种有效的方法,使档案资源直接服务于企业的各项工作,满足各种利用需求的一项档案业务工作.各专兼职档案人员应加强部门档案检索系统建设,将已整理好的档案经过著录和标引,按规定顺序排列形成数据库,并熟悉各部门档案保管状态,方便档案资料查阅和利用.

(五)完善档案信息化建设 档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路,是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举.实行档案系统电子与纸质文件的"双套制"保存?.所谓"双套制"保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存.其归档时使用不同的编目方法和存贮装具.档案人员必须深入到现行文件工作领域,完成大量电子文件 ……(未完,全文共2668字,当前仅显示1696字,请阅读下面提示信息。收藏《浅谈公司档案管理》