文书与档案管理基础教案（6万字，81页）

目录/提纲：……
一、文书与档案
一、公文的概念及特点
二、公文的功能
一、公文的分类与各类公文的内涵
二、通用公文的文种及其适用范围
一、公文的文体
二、公文的结构及组成
一、公文的格式
（一）国家行政机关公文版面的基本规范
第一、第二大题
一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文
（一）确定性
（二）连续性
（三）规范性
一、制文阶段
二、制发阶段
一、按文书的保存价值立卷
二、根据文书的特征立卷
一、按文书的保存价值立卷
三、根据文书的特征立卷
一、案卷的整理与归档，或称正式立卷与移交归档包括编目成卷和移交归档等项内容
1、 编页号
2、 填制卷内科技文件目录
3、 填写备考表
4、 填制案卷封面
4、编制案卷脊背标签
2、分类（1）分年度：将文书材料按其形成年度分开
二、 科技文件材料的整理
（二） 编目
（一）档案的词源
（二）档案的定义
（三）档案定义表达的含义
一、凭证作用
二、参考作用：
一、概述
二、机关档案室的收集工作—机关归档制度的建立
（二）归档制度的内容
三、档案馆对档案的接收和征集
3、与档案有关的资料一起移交
4、凡档案室向档案移交的案卷要一式三份的案卷目录
一、档案整理工作的内容、意义和原则
（一）全宗的概念
3、全宗理论的……
文书与档案管理基础教案（6万字，81页）

提示：本文原版含图表word版全文下载地址附后（正式会员会看到下载地址）。这里只复制粘贴部分内容或目录（下面显示的字数不代表全文字数）,有任何不清楚的烦请咨询本站客服。

授新课
文书工作概述
文书工作——是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理、保管的全过程。（亦称文书处理或文书管理）

据史书记载，中国古代最早的文书是公元前2000年前帝舜时期史官所记的《虞书》，但原件早已不存。现存最早的古文书是清末开始在河南安阳出土的甲骨刻辞，是殷王室占卜时所刻的文字，属于公务文书，史书记载商代的文书还有册和典，是简的集合体。简以狭长竹、木片作载体。把长短相间的简用皮条或丝绳上下两道编连起来，就成为册。把册保存起来就成为典。典册所载内容是当时史官的记录。东晋后期（公元4世纪末、5世纪初），纸张首先被用作官府往来文书的载体，而诏令文书和重要奏疏的载体仍用竹、木简，到隋代竹、木简才废弃不用。从周代到清末，文书载体还曾使用金、玉、铜、铁、石、缣帛等物，是为了长期保存或在某些特殊情况下使用。文书载体用纸以后，诏书用染黄纸，直至清末。明、清时期向上级官员祝贺的禀启用红纸，一般文书都用白纸。历代文书纸式幅面大小不一。纸张载体用折叠式从元代开始，明代的奏疏沿用，称为本，其余文书用单幅纸，作为官员身份证的诰命文书用卷轴式。清初纸式仍沿明制。中叶以后除诏令文书和个别下行文种外，都改用折式。
古代文书的文种
秦代以前没有专门的文种名称，统称为书，通常用文书载体的名称来区别它们的重要程度。春秋战国时期文书开始有了按使用目的加上的笼统称谓：刑法典称刑书；结盟文书称为盟书或载书；君王发布命令的文书称为命书；上级官员告诫属下的文书称为语书，等等。秦代开始制定按不同文件责任者的身份等级和行文目的使用文书的专名，使文书区分为许多不同的种类，称为文种。秦、汉以后形成的许多文种，可以概括为三大类：一是皇帝使用的各文种，称为诏令文书；二是臣僚上书皇帝使用的各文种，称为奏疏；三是各官府相互行文使用的各文种，称为官府往来文书。从唐代开始，国家对文种的名称有了明确的规定，以后宋、元、明、清各代也都有新的规定。清代规定的诏令文书文种名称有诏、诰、敕，是沿用明代文种；经常使用处理政务、告诫臣僚的文书称为谕旨，是新增的文种；制书在明代是文种名称，清代则只作为发布诏令的一种文体。清代奏疏沿袭明制，使用奏本和题本，康熙年间又新增一种称为奏折，而奏本则在乾隆年间停止使用。明代官府往来文书下行文有札付、帖、照会、故牒等文种，上行文有咨呈、呈状、申状、牒呈、牒上等文种，平行文有咨、关、牒等文种。清代基本上沿袭明制，并且把明代下行文经常使用的牌文定为法定文种，中叶以后又增添程式比较简便的札文作为下行文种之一，把明代上行文使用的呈状简称为呈，把申状分为评文和验文二种。
古代文书的程式
中国封建社会形成的文书程式，在称谓、用语等各方面都贯穿着等级制精神。据史书记载，秦、汉时期对文书程式已有规定。现存较完全的官方规定，有南宋宁宗嘉泰三年（1203）颁行的《庆元条法事类》所载的宋代文书程式和《明会典》所载的明代文书程式，但它们都是为一般官员规定，而不列诏令文书程式。明、清两代的文书程式基本相同，文字结构大体分为7个部分：①文件责任者的官衔、姓名；②事由；③正文；④结束语；⑤受文者官府名称 ；⑥行文年月日；⑦文种名称和文件责任者签押。明、清文书程式中上级官员对下级行文，为了表示权威，还实行标朱制度，即用红笔填写行文日期，在文中的关键字样上用红笔圈点勾勒，用以揭示下级注意。
古代文书的印章
印章是古代文书的重要组成部分，文件责任者在文书的某个部位钤盖印章，作为文件生效的标志。印章原称为或作玺。文书钤盖印章，见于记载最早的是公元前6世纪春秋时期中叶，当时称为玺书。秦代规定玺作为皇帝印章的专称，用玉刻制。汉承秦制，皇帝、诸侯王、皇太后的印章称为玺，其余官员的印章称为印，或称为章。印章的字体秦代开始用小篆，以后历代官印都用小篆。文书盖印是文件生效的标志，所以一般诏令文书、奏疏和官府往来文书都盖有文件责任者的印章。
中国现存的古代文书以清代的为最多，有上千万件。明代的文书也有相当数量。此外，多年陆续出土的甲骨文、青铜器铭文、石刻文字以及战国、秦、汉的竹、木简，敦煌、吐鲁番等地发现的古代文书，都是极为珍贵的文化遗产，是研究中国古代文化的第一手资料。
当代文书的一般理解
一般语言工具书都告诉我们：文书一词有两个含义。其一，各类机关或其他单位中从事文件收发、运转、催办、拟办、缮印、立卷、归档等工作的人员；其二，各类公文和私文的通称。本文研究的“文书”指后者，即指某事物(某类文字材料)而非指某种职务。关于这一点，李欣在所著《秘书工作》一书中说：“概括地说，文书就是指行为主体在社会活动中为了一定的目的而形成并使用的具有特定格式的文字材料，是应用写作实践中的一种常用文体。这是一个基本的定义，是从广义上讲的。何谓“行为主体”？他又说：行为主体“是指个人、社会组织、政党集团和国家_”。请注意，他说的“文字材料”并未加“公用”或“私用”的限制；他说的“行为主体”却是“公”与“私”均包括在其中。这样，我们自可得出结论：广义的文书便是“公文十私文”的应用文。不过，人们在日常工作中，在用语习惯上，说到“文书”时，是不包括私用的文字材料在内的。《辞海》上说的“各种公文的通称”(1979年版，1533页)即是一例，这也就是狭义的文书的概念。
《辞海》上说的“文书”是狭义的，而《现代汉语词典》上说的(“指公文、书信、契约等”)却基本上是广义的，但小于“公文＋私文”所涵盖的范畴。这对一般读者来说，只会造成思想的混乱，而无助于文秘知识的普及和这方面研究工作的深入。可见，与人们日常工作、学习和生活有十分密切关系的文秘术语概念或定义的规范化是多么迫切和重要啊!
当代文书的分类
１、法律文书，是国家司法机关在处理刑事、民事、经济各类案件时，依照法律规定的程序而制作或发布的、具有法律效力或者虽无法律效力但有法律意义的书面文件。是代表国家意志，忠诚地体现国家法律精神，遵循法律规定为付诸实施某一法律行为，能引起一定法律后果而制作的文书。（《应用写作》1985年1期）
２、商业文书，商业应用写作所反映的内容，是由商业
……（新文秘网https://www.wm114.cn省略4200字，正式会员可完整阅读）……　
为规范的法规、规章等；领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件；公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件；陈述呈请性文件指用于汇报工作，陈述情况，提出建议，请求指示或请求批准的文件；商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件；证明性文件是指对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权利、义务、责任作出规定的文件。
（5）平件、急件、特急件。这是依据对处理时限的要求划分的。平件是指没有特殊时间要求，按常规处理的文件；急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件；特急件是指内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。
（6）收文、发文。这是机关内部根据文件来源划分的。收文指本机关收到的来自外部的文件；发文是指本机关制作发往外部的文件，本机关制成只供内部使用的文件也称发文。
二、通用公文的文种及其适用范围
文种，也叫做公文名称，是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制发公文目的要求的。在公文中正确标明文种，不但为公文撰写、处理提供便利，而且有利于维护公文的权威性和有效性。我国行政机关的通用公文文种有：
1．规范性文件
（1）条例，用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定，_各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。
（2）规定，用于对某一方面的行政工作作部分的规定。
（3）办法，用于对某一项行政工作作比较具体的规定。
（4）决定，用于对重要事项或者重大行动作出安排。
2．领导指导性文件
（1）命令（令），用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。
（2）指示，用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
（3）批复，用于答复下级机关的请示事项。
（4）通知，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
（5）通报，用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
3．公布性文件
（1）公告，用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
（2）通告，用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
4．陈述呈请性文件
（1）议案，用于各级人民政府按法定程序向同级人大或其常务委员会提请审议事项。
（2）请示，用于向上级机关请求指示、批准。
（3）报告，用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
（4）调查报告，用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。
5．商洽性文件
函，用于不相隶属机关间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
6．会议文件
会议纪要，用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政_重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布。
公文的文体与结构
一、公文的文体
文体即文章的体裁。公文的文体是以叙述、说明、议论三种表达方式兼用的特殊应用文体。因此，公文首先必须具有应用文的属性：直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。能对解决某一现实事务具有明显的直接应用价值，公文要求反映具体事务时必须全面真实，不允许虚构夸张。其次公文要求使用现代书面语言，不得采用文言文形式表述。由于行文目的不同，叙述、说明、议论在不同文种中的使用各有侧重。
二、公文的结构及组成
公文的结构指公文的组织构造，具有规范性和相对确定性。
1．公文的基本组成部分
（1）标题。一件公文用以与其他公文相区别的名称。其主要作用是：概括揭示为受文者所关注的几方面内容，为查找利用与管理公文提供一个检索标识。
（2）正文。正文即公文的主体部分。用于系统表达受文者对特定事物获得明确认识所需要的信息。
（3）作者。又称发文机关，制发公文并对其负全责的机关的全称或规范化简称。
（4）日期。又称成文日期，指公文形成的具体时间，通常以领导者签发的时间为准，联合行文时以最后签发机关的领导人签发日期为准，特殊情况下以会议通过的时间、印发时间、批准时间作为公文形成的时间。
（5）印章或签署。印章实际上是指作为机关权力象征的印信在公文上留下的印记；签署则是指签发公文的领导人亲笔在正式发出的公文上所签注的姓名。
（6）主题词。主题词用以揭示公文基本内容并经过规范化处理的名词术语。
2．公文的其他组成部分
（1）文头。又称版头，用于强调公文责任归属和权威性的标记。一般由作者全称或规范化简称后加“文件”二字构成。
（2）发文字号。它是指由作者对其制发的公文依次编排的顺序代码。
（3）签发人。代表机关核准并签发文稿的机关主要负责人的姓名。
（4）b_m等级。它是公文s_m程度的标志。
（5）紧急程度。它是表明公文送达和办理时间要求的标志。
（6）主送机关。它是对所收受公文负实际责任的机关的全称、简称或统称。
（7）附件及其标记。附件指附属于正文的其他公文或材料，它使正文内容具体和完整化。
（8）抄送机关。对所收受公文一般不需承担直接办理、答复责任，而只需了解公文内容或者协助办理的机关或组织的全称、简称或统称。
（9）注释。又称为附注。主要用于标注秘密文件的阅读、传达范围，以适应工作和b_m需要；也用于对正文中确需解释的名词术语或有关事项的解释说明。其作用是使正文更加简明。
（10）印发说明。它是对公文印制发出情况进行介绍。
公文的格式与稿本
一、公文的格式
公文格式是指组成公文各部分的文字符号在载体（纸张等）上排列的规定，由国家有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，方便公文处理；有利于应用现代化信息技术进行处理及公文管理。以下着重介绍国家行政机关公文格式：
（一）国家行政机关公文版面的基本规范
公文中横向距离的长度单位为“字”，一个字指一个汉字所占空间。公文中纵向距离的长度单位为“行”，以3号字高度加3号字高度7／8倍的距离为一基准行。公文用纸采用GB／T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm*297mm。公文页边与版心尺寸：天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm*225mm（不含页码）。未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文应左侧装订，不掉页。
（二）国家行政机关公文格式具体结构国家行政机关公文格式的具体结构由两条红色反线分割成三部分：眉首、主体和版记。
1．眉首部分
眉首，又称公文的“红头”部分，其位置是相对固定的，它相当于公文的“头”。其中包括：
（1）公文份数序号：是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。其主要作用是便于公文的分发、清退和查找，有助于明确公文管理人员的责任。一般情况下只适用于绝密、机密公文或需要清退的公文。要求用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。通常根据印制数量来确定编制几位数的序号，如需印1～99份之间的，从“01”开始编写，需印100～999份之间的，从“001”开始编写。不要在份数序号前加上一长串“0”，如“00000001”就没有使用价值，但一般也不直接从“1”编起，避免误看作其他数字符号。
（2）秘密等级和b_m期限：指涉及国家秘密的公文应当标明密级和b_m期限。公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密。标识此项的目的是便于公文管理、确保公文安全。应将其顶格标识于版心右上角第1行；秘密等级和b_m期限之间加“★”隔开，如“机密★一年”。
（3）紧急程度：表明公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。标注紧急程度的作用在于提醒处理时限，为催办公文提供依据，避免办文、办事延误。其位置是顶格标识于版心右上角第2行，与秘密等级和b_m期限对齐，字体字号与b_m等级相同，如无秘密等级和b_m期限，可以顶格标识于版心右上角第1行。
（4）发文机关标识：用红色标识发文机关，以显示公文的权威性和郑重性。它一般由有关部门核定的发文机关全称或规范化简称加上“文件”二字组成，如“_市人民政府文件”、“国家商务部文件”等。使用简称时应注意其规范性、郑重性，避免产生歧义。
单一行文时，发文机关名称“一”字排开；联合行文时，主办机关排列在前，协办单位排在后，如行政机关与同级或相应的_机构、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，“文件”二字在各单位名称右侧居中位置，如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。发文机关标识推荐使用小标宋体字，字号以醒目美观为原则，一般应小于22mm*15mm。
（5）发文字号：由发文机关代字、年份和发文序号组成。
①发文机关代字编写的一般原则：以哪个单位的名义发文，就编哪个单位的代字，例如“国发”表示_的发文，“国办发”即表示_办公厅的发文。但是有时为了反映机关内公文的主办部门，也可以加上主办部门的代字，例如：“财农发”则表示财政部农业司承办的公文。编写代字时，要注意维护公文的严肃性；年份要用四位阿拉伯数字准确表达，并用六角号“〔〕”括起，不得用两位数简写，如“〔00〕”。
②发文顺序号是按公文的发文顺序统一编制的流水号，每年年初从“1”开始，序数字前面不加“0”和“第”字。公文字号应直接表达为**发〔****〕*号，如“国办发〔2001〕45号”。同一发文机关依次编写，不同发文机关不得接续编号。
③单一行文，公文字号“一”字排开；如是联合行文，只标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文时原则上应当使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。发文字号的位置，在发文机关标识下空2行居中标识。
（6）签发人：发文机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名。其作用在于对公文的制发和内容负责。签发人只用于上报公文。在发文字号右侧标注签发人，签发人后加全角冒号。发文字号和签发人左右各空1个汉字平行排列；如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第1行，协办单位签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下，按照发文机关顺序依次顺列，其发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
2．主体部分
主体是公文的重心部分，其位置经常变动，以公文内容长短而定，它相当于公文的“身体”。其中包括：
（1）标题：是对公文内容的概括与揭示。标题的作用在于便于公文的检索和处理，介绍公文内容、行文目的和要求以及提供阅文线索。
标题结构由发文作者、事由、公文名称三要素组成。其中“发文作者”要求使用经有关部门核准的全称或规范化简称；公文“事由”应概括、简洁；“公文名称”应准确、恰当。
公文标题三要素通常应表达完整，但如果已有发文机关标志表达发文机关名称时，可以省略“作者”要素，如直接表达为“关于……的通知”的格式；命令、公告、通告等令知性公文，其标题中可以省略“事由”要素，如“中华人民共和国主席令”、“中华人民共和国_公告”、“中国人民银行通告”；但是在任何情况下都不能省略“公文名称”要素。
标题中标点符号的使用原则：标题末不加标点；标题中一般不用标点，如是转发法规性公文可以使用书名号《》，并列内容之间可以使用顿号。标题的字数一般不超过50字。
标题应在红色反线下空2行标识，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（2）主送机关：对公文负主办或答复责任的机关。标注主送机关有三种情况：一是直接使用机关的全称，如“中华人民共和国财政部”；二是使用机关的通用的规范化简称，如“_”；三是标注同类型机关的统称，如“部属各高等院校”等。其位置应在标题下空1行左侧顶格标明，其后加全角冒号“：”。
（3）正文：公文的主体部分，用以表示公文的信息内容。正文的结构一般分为导语、正文主体与结语，在主送机关下一行书写。
（4）附件：指附属于公文正文的其他公文、图表、名单等材料。公文附件是公文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善公文正文的内容，与正文具有同等效力。附件应在正文下空 1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如有序号使用阿拉伯数码（例：“附件：1．*******”）；附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，以方便查阅，如不能与正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件，以防止附件散乱、丢失。
（5）成文时间：指公文的成文日期，它表示公文生效的时间。确定公文成文日期的原则是：一般公文，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；法规性公文以批准日期为准；两个以上机关（部门）的联合发文，以最后签发机关（部门）负责人签发日期为准；电报以发出日期为准。
拟写成文时间要求：用汉字标全“年”、“月”、“日”，年代、月份、日期不能遗漏，不得以小圆点“•”代替汉字表述年月日，“零”规定一律写为“○”，不能够用阿拉伯数字“0”。例：“二○○一年八月十日”。成文时间的位置根据印章的位置而定。
（6）公文生效标识：是指发文机关印章或签署人姓名。加盖印章有两种情况：单一发文印章和联合行文发文印章。
①单一机关制发公文的情况：单一发文在落款处不署机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，印章应端正居中，下压成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上（下套方式）；当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文时间上（中套方式）；“下套”的盖印方法，可以显示印章的庄重性，如国家行政机关的印章均有国徽，就可以将其完整地显示出来，此外，还可以增加成文时间的清晰度，防止因图案或文字压在成文时间上使其难以辨认。
②两个或两个以上机关联合行文的情况：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字居中排布，主办单位印章在前，两个单位的印章均压成文时间，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm；当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前，每排最多只能排3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余1个或2个印章，应居中排布；印章之间不得相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标注成文时间。
印章的颜色，除专用章外，印泥应为红色。应使用质量较好的印泥作为字迹材料，印迹必须是端正地自左而右环行，完整、清楚地表达发文机关的名称，禁绝出现印章字迹歪歪斜斜，缺字少划，或者模糊不清，或者自左而右字符颠倒的现象，以维护公文的严肃性和有效性。
当公文正文后的空白处不能容下印章的位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，必须使印章与公文在正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的办法解决。
（7）附注：指对公文内容或有关事项、要求的注释与说明，如需要加以注释的公文的阅读范围、使用方法、请示等上行公文的“联系人”和“联系电话”等，其格式如下：（此文发至县、团级）或（联系人：***，联系电话：********）。附注的作用是方便公文的阅读、理解，以及文书处理部门对公文的分发处理，保证公文的安全。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
3．版记部分
版记是公文格式结构的第三部分，其位置依公文格式构成而言，它相当于公文的“脚”。版记部分包括以下数据项目：
（1）主题词：用以揭示公文主要内容的规范化的词或词组。标注主题词有助于文书部门依据公文主题及时、快捷地处理公文，同时便于按主题查找、检索公文。主题词的标注程序是：全面审读公文，确认公文的主题内容；认真进行主题分析，对关键性语句准确、精练地进行主题概括，形成主题概念；在《公文主题词表》中选用最恰当的主题词语，词表中没有所需词时，可选用相关或相邻近的词进行组配，组配不合适或不能组配时，可选用最直接的上位词。
主题标引时应有效把握主题词标引的深度，除类别词和类型词外一般标注3～5个，不超过7个。一份公文主题词的排列顺序应先标注类别词，再标类属词，最后标注表明公文种类的类型词。公文主题内容的类属词之间的顺序，一般按照概念大小从小到大排列。如果文件具有表示空间和时间的辅助因素，应标注在类属词后，公文类型词之前。“主题词”居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空1字，最末一词后无标点。
（2）抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。在主题词下一行，左空1字标识“抄送”，后用全角冒号；抄送机关之间用顿号隔开，回行后与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标注句号。如果主送机关过多而使公文首页不能显示正文时可以在抄送机关之上、主题词之下标注主送机关。
（3）印发机关和印发时间：用于标识公文承制部门名称、实发日期、印刷份数、联系人等，是对公文制发情况的介绍和解说。标注印发机关和印发时间的目的在于让受文者了解公文制发过程、为受文者与制发者的联系提供便利。其位置在抄送机关下一行，印发机关左空1字，印发时间右空1字，印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。
（4）页码：按公文排列的逻辑顺序依次对公文编制的顺序号，保证公文不散页。页码用阿拉伯数字标识，在版心下边缘之下一行，页码左右各放一条4号一字线；单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
以上行政机关公文格式的数据项目
小结
文书是档案的基础，档案是文书的管理。文书转化为档案需要具备使用完毕、有保存价值和有序保存的三个条件。
一份完整的公文是由一些规定的项目构成的，如：发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。这些项目就是公文构成的要素。要掌握这些要素的书写格式。
作业
课本习题 P17
第一、第二大题
























































复习
文书与档案的关系
公文的分类、特点与作用
公文的书写格式
授新课
文书处理
又称文件处理、 文书工作、 公文处理、文件管理。国家机关或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称,是行政管理的重要组成部分。其质量与效率对国家机关或其他组织的工作成效有直接影响。基本原则和要求是：及时、准确、保守秘密。
文书处理程序由收文和发文的各工作环节构成。收文包括签收、登记、分办、加工、拟办、批办、承办、对内催办、签注、立卷、归档(或清退、销毁)；发文包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印(签署)、登记、发出、对外催办、立卷、归档(或销毁)。各工作环节相对独立存在，各具特定内容和功能，相互衔接并排列有序，均须遵循一定的工作制度，不得随意处理，具有规范性。
公文处理程序示意图

文书工作的任务
具体任务：
a.发文处理；
b.收文处理；
c.文件管理；
行文关系与行文制度
行文关系——根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。
主要有两种类型的行文关系：
A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。
B.无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种（通常用“函”行文）：
a.平行机关之间的行文；
b.不相隶属的机关之间的行文。
行文制度：机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。主要有6种——
a.相互行文制度。
b.联合行文制度。
c.逐级行文制度。
d.文稿代拟制度。
e.一文一事制度。
f.公开行文制度。
案 例 二 则
1，某市卫生局向市委、市政府呈报了《关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告》。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。您认为责任在谁？
2，国庆前夕，市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及_部门所属单位认为行文有误。您看呢？
行文方式
1、逐级行文
2、多级行文
3、直达行文
4、越级行文
1.由于情况紧急，逐级上报会延误时机、造成损失的问题。如战争、严重自然灾害等；
2.经过多次请示直接上级机关，长期未能得到解决的问题；
3.与直接上级机关有争议，而无法解决的问题；
4.上级机关交办的，并指定越级上报的问题；
5.对直接上级机关进行检举揭发的问题；
6.与直接上级机关无关，需越级询问、联系的一般问题。
5、平行行文
•行文规则
•㈠ 行文时要尊重组织系统隶属关系
•㈡ 行文时要尊重机关职权
•㈢ 行文时要考虑是否服从工作需要
•㈣ 行文时要明确发文权限
•㈤ 两个以上的同级机关可以联合行文
•㈥ 经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，同样具有法律效用，可不再行文

公文的行文关系
行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。注意：　
　　一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。　
　　二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如请示、报告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、决定等)。　
　　三、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关；向 ……（未完，全文共65574字，当前仅显示11794字，请阅读下面提示信息。收藏《文书与档案管理基础教案（6万字，81页）》）