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公司档案管理工作交流材料(共3篇)

发表时间:2014/11/29 20:22:57
目录/提纲:……
一、对传统载体档案数字化的认识
(一)传统载体档案数字化是适应员工浏览方式改变的必然要求
(二)传统载体档案数字化是适应档案知识资源共享的必然要求
(三)传统载体档案数字化是适应公司信息化建设的必然要求
(四)传统载体档案数字化是解决档案资料一致性的根本途径
(五)传统载体档案数字化是解决图纸老化问题的有效办法
(六)传统载体档案数字化是解决库房涨库问题的现实选择
二、将传统载体档案数字化已经具备条件可谓水到渠成
(一)扫描仪快速高效
(二)处理软件种类多功能多样
(三)档案管理软件能够实现在线全文浏览
(四)大容量存储设备为电子档案安全提供了保障
三、扫描实施方式的选择
(一)自己扫描比“外包”好
(二)外聘人员扫描比较好
(三)分组扫描比较好
四、扫描前期准备工作
(一)鉴定档案
(二)确定扫描参数
(三)招聘和培训人员
(四)编制扫描流程和岗位职责
五、扫描工作流程
(一)打印待扫案卷目录
(二)搬运待扫案卷
(三)捋顺待扫档案
(四)扫描前参数确认
(五)扫描中检查修改
(六)扫描后恢复原状
(七)统计汇总
(八)移交验收
六、扫描后续管理工作
(一)挂接上网
(二)备份文件
(三)统计汇总
一、本年档案工作基本情况介绍
二、投资建设项目档案管理存在的问题和解决办法
(一)投资建设项目档案管理存在的主要……
公司档案管理工作交流材料(共3篇)

传统载体档案数字化工作的体会

中国化学工程集团公司
2014年11月26日

中国化学工程集团公司是集投融资、勘察、设计、施工为一体,以工程建设为主业的工程集团公司。集团公司的前身源自原国家重工业部 1953 年成立的重工业设计院和建设公司。集团公司成立60多年来,始终致力于我国工业体系建设,专注于化工、石油化工、电力、市政、建筑、环保等工程建设、服务及相关业务。目前在全球50多个国家和地区开展有工程建设业务。集团现有员工45000余人,20家子公司。2010年元月整体改制上市,股票名称中国化学,总部设在_。
近年来,根据国资委对档案管理工作的指示精神和国家档案局对企业档案工作的有关要求,集团公司领导高度重视档案工作,在不断加强档案管理的同时,参照国资委开展的档案协作组活动模式,在子公司中同样开展了档案协作交流研讨活动。20家子公司分为三个协作组,以“完善收集、安全保管、有效利用”为_,开展交流研讨。各子公司对于这一活动方式十分认同,纷纷表示通过交流研讨借鉴了经验、开拓思路、推进了工作、解决了工作中的一些问题。

2014年10月30日集团公司召开了办公室工作会议,会上对档案管理工作进行了专题研讨。下面我将我们集团公司专题研讨会上,与会人员对传统载体档案数字化工作的一些体会、工作方法及一些不成熟的意见和大家进行交流分享。由于自己是外行,如果在交流过程讲了外行话,还请大家批评指导和给予谅解。
一、对传统载体档案数字化的认识
(一)传统载体档案数字化是适应员工浏览方式改变的必然要求
随着信息化的全面深化和员工年龄结构的年轻化,越来越多的员工习惯于使用电脑和网络来协同办公和交流学习,对查阅纸质档案感到越来越不方便。将纸质档案扫描数字化上网,让员工在线浏览档案资料,是适
……(新文秘网https://www.wm114.cn省略1227字,正式会员可完整阅读)…… 

(二)外聘人员扫描比较好
由于需要扫描数量非常大,新档案又急等腾出空间来存放,所以必须有专人集中扫描。档案部门一般很难抽出多余人员参加扫描,兼职扫描则耗时太长。如果招聘有一定学历的年轻人专门扫描,则会保证扫描任务按时按量地完成。
(三)分组扫描比较好
扫描数量大、环节多,要求扫描人员要特别认真细心,将扫描人员分组管理,可以使每个人的职责更明确、扫描流程安排更合理。如在工程档案中,既有图纸,又有很多文字表格,安排两人一组,一人用工程扫描仪扫描图纸,一人用高速文档扫描仪扫描文字表格,既提高了速度,又避免了混乱。
四、扫描前期准备工作
(一)鉴定档案
档案扫描数字化是为了永久性保存档案内容,所以我们的扫描原则是能扫尽量扫。但有些档案因年代久等原因,已经完全失去保存价值,所以在扫描前最好对档案进行一次鉴定,剔除确实无保存价值的档案。
(二)确定扫描参数
根据国家行业标准《纸质档案数字化技术规范》( DA/T31-2005)要求,结合档案资料实际情况,要经过反复扫描实验,确定出扫描的一些重要参数,以确保扫描质量。
(三)招聘和培训人员
招聘人员一般以已毕业的大专生为主,但要认真、有耐心,否则很难坚持下去;培训内容主要是案卷编号规则和一些计算机应用知识。
(四)编制扫描流程和岗位职责
扫描流程和岗位职责是保证扫描质量的前提,扫描流程使大家明确扫描环节、顺序和要求;岗位职责使大家明确分工、清楚责任。同时也编制了正确使用和维护扫描仪、扫描质量管理等规定。
五、扫描工作流程
(一)打印待扫案卷目录
通过档案管理软件打印待扫案卷目录,以便于扫描时对照,同时也能反过来验证案卷目录是否漏录,因为这些目录都是以前依据纸质目录录入的,难免有误。
(二)搬运待扫案卷
用袋装的办法把待扫案卷从库房移到扫描办公室,既可以成批地搬移,也能保证案卷的有序性。
(三)捋顺待扫档案
在扫描前,要将每张图按从小到大的顺序捋一遍,这样扫描时,扫描软件才可以自动给扫描文件编顺序号,从而保证扫描文件与纸质文件编号相一致。
(四)扫描前参数确认
不需要调整的固定参数,主要有分辨率300dpi、保存格式TIFF/PDF;需要经常调整的参数有文件编号、文件尺寸等,认真核对各项参数,确保一次扫描成功。
(五)扫描中检查修改
扫描时,主要检查扫描文件是否清楚、是否摆正、是否有污点、是否空白太多等,如果有必须立即修整或者重新扫描,以确保图像质量。
(六)扫描后恢复原状
扫描后,及时恢复纸质档案案卷原状,并通过打包、标识等形式固定案卷顺序,以便于搬移。
(七)统计汇总
在一个项目案卷扫完后,一方面要及时整理扫描文件,扫描文件存放于文件夹,文件夹层次与项目、案卷相对应;一方面统计扫描文件数量,并与待扫案卷目录对照,若案卷目录上有错误应标明以备修改。
(八)移交验收
为了确保扫描文件安全,应规定扫描人员每周向电子档案管理员移交一次,扫描人员不得保存扫描文件,电子档案管理员对照案卷目录对扫描文件进行质量验收和数量汇总,发现问题及时纠正。
六、扫描后续管理工作
(一)挂接上网
电子档案管理员在汇总一套完整档案资料后,应及时将扫描文件导入档案管理软件中,以便员工在网上及时浏览扫描文件。
(二)备份文件
为保证扫描文件的绝对安全,可以采用 “服务器硬盘备份”和“光盘备份”等多种形式,“硬盘备份"和“光盘备份”备份 后应异地保存.
(三)统计汇总
此时的汇总是由电子档案管理员按月按人进行的整体汇总,并配直观柱状图,既可知道总体扫描进度,又可以了解每个人的工作量。
工程档案扫描数字化工作有始也有终,始于库藏档案扫描数字化,终于入库归档的电子文件与纸质文件高度一致。目前档案扫描数字化工作在集团公司部分子公司已经起步。实践证明,扫描数字化是解决档案老化和库房涨库问题的最好办法,是提高档案管理水平和知识共享的最佳途径。对这项工作我们将继续重点关注、跟踪研讨、不断改进和完善。

中国建筑科学研究院
档案管理工作交流材料

中国建筑科学研究院
2014年11月26日

本年度根据《国资委2014年档案工作要点》(国资厅发〔2014〕3号文件相关精神,结合我院档案管理实际情况,认真贯彻落实《_企业档案工作规定》(国资厅发〔2014〕26号),以提升档案管理工作水平为重点,完善管理制度,夯实工作基础,发挥档案在企业生产经营和改革发展中的作用。
一、本年档案工作基本情况介绍
我院经营业务范围主要是建筑工程技术及产品研发;建筑工程勘察、设计、服务、工程承包及专用设备与材料制造。作为_建筑行业最大的综合性研究和开发机构,开展行业所需的共性、基础性、公益性技术研究。在研发、经营和管理等活动中,涉及的档案种类主要分为两大类,一是文书档案类(包含人事、财务专门档案),二是技术档案类(包括从事科学研究、技术开发、建筑设计、工程承包、工程监理、基建、购置仪器设备等活动中形成的重要资料)。我院按照业务特点制定《院档案管理管理规定》,对这两大类档案做了具体的管理规定。院总部层面档案管理工作重点是制定档案工作发展规划并组织实施,建立健全适合自身需求的档案管理制度体系,指导本系统内各单位的档案管理工作,定期开展业务培训以及总部档案的归档、保管、开发利用和信息化建设。系统内各单位按照“谁形成,谁归档”的原则,负责本单位文件材料的收集、整理和归档等档案管理工作。
本年度在完成日常档案管理工作外,以提升档案管理水平为目标,结合档案评价工作,从未达标的事项入手,逐条逐步加以整改和落实。重点是加强对系统内单位档案工作的指导和监管,结合企业档案特点,制定了本院《院档案工作评价办法》,通过系统内单位开展档案工作评价,进一步提高我院档案工作的规范化、制度化、科学化水平。
今年年初国资委印发了《_企业档案信息化建设工作指引》,旨意是推动_企业规范有序开展档案信息化建设。我院已将档案信息化建设纳入近几年工作规划中,结合我院商业秘密信息系统安全防护体系的建设,把档案信息化系统与b_m信息系统有机结合,统筹兼顾,全面提升我院档案管理水平,高效、快捷服务于科研生产。
二、投资建设项目档案管理存在的问题和解决办法
投资建设项目档案是项目建设管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录,包括建设项目立项、审批、招投标、设计、施工、监理、竣工验收及结算全过程中形成 ……(未完,全文共14489字,当前仅显示3447字,请阅读下面提示信息。收藏《公司档案管理工作交流材料(共3篇)》
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