办公室案例汇编

办公室案例汇编

文件处理

案例1 公文与法律
　　　1993年3月，某省人大常委会举行第十二次会议作出决议，决定撤销该省某市人民政府的108号文件，原因主要是某市政府的108号文件不符合国家《土地法》。决议一公布，立即在省直和各地、市机关引起一阵不小的震动。108号文的主要内容如下：
关于金滩外商投资开发区征用土地的批复
市外经贸委：
　　报来《关于要求批准征用金滩外商投资开发区1500亩土地的请求》收悉。
　　建立金滩外商投资开发区是市四家班子集体研究决定的。这是市委、市政府贯彻省委、省政府“筑巢引凤”战略决策的重大举措，标志着我市对外开放进入了一个新时期。尽快把握、金滩外商投资开发区搞起来，对我市乃至全省经济实现跨跃式发展将起重要作用。为此，特批复如下：①同意你委征用金滩区域土地1500亩，其中水田1050亩；②根据市委、市政府的“低门坎”政策，可根据水田、旱地不同，地块区别，给予适应优惠地价；③请市土地、规划，城建等部门积极配合，大力协助外经贸委做好征地等项前期工作，
　　此复
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　**市人民政府
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1992年8月18日
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　
……（新文秘网https://www.wm114.cn省略879字，正式会员可完整阅读）……　
市委的一位领导同志在一次企业家学习座谈会上讲的，没有公开发表，不能作为《决定》。
　　　【思考题】
　　　（1）在本案例中，为什么两个部门会对政府公文出现不同的意见？
　　　（1）在该文件起草过程中，秘书应该如何做以防止歧义公文出现？
　　　【评析】公文校核是公文处理程序中的一个重要环节，负责公文处理的秘书必须有高度的责任感，认真做好公文校核工作。
　　　本例引起歧义的那句话是《决定》起草者引用市委一位负责人在一个座谈会上的即席讲话中的一句。其实，这个即席讲话是在特定的场合、特定的前提下讲的，前后还有多层意思，草拟者把它放到《决定》中是不对的，而负责公文校核的同志也未认真进行校核，因而出现差错。由此可见，公文的校核是十分重要的。一般来说，一个公文要经过3步校核才能送印发出
　　　(1) 公文文稿送领导人审批之前要进行校核的方面有：报批程序是否符合规定；是否确需行文；内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行；人名、地名、时间、数字、引文和文字表述，密级、印发传达范围，主题词是否准确、恰当，文字、符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定；涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见，等等。
　　　(2) 已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再进行校核，校核的主要内容同第一条所述。这一步校核也很重要。由于领导人工作繁忙，对一些文稿未能仔细推敲，就一字不改地签发了；有的文稿虽作修改，但由于受时间和精力的限制而未能进行全面考虑，这就要求秘书再次校核。当然，经校核如需作内容的实质性修改，则须报经原审批领导人复审。
　　　(3) 在公文正式印发前复核，主要是对公文的审批手续(含会签)完备不完备，文种用得恰当不恰当，格式符不符合要求进行复核。最后确定发文字号、分送单位和印制份数。
　　2、钟苗有一份公司年度总结要校对。她觉得两个人读校能更快一些，于是请办公室新来的小王与她一起校对，钟苗读原稿，小王看校样，很快他们就把文稿校对完了。钟苗高兴地拿着校对好的文稿给办公室主任再看看，只见主任看着看着眉头便皱了起来，钟苗连忙问：“主任，有什么问题吗？”主任说：“怎么有两个人名，音对字不对，这不是闹笑话吗？”钟苗探过头去一看，果然是错的。
　　　【评析】校对时，一定要精力集中，逐行逐字，甚至每个标点也不能马虎，特别要注意容易出差错的同音异体、字形相近的字，人名、数字、地名要反复校准。
　　　
案例3 执行文件
　　　某地委统战部为了及时贯彻省委和地委关于积极向各级领导班子推荐优秀党外人士的指示精神，向各县（市）委下达了一个通知。通知是这样写的：
关于认真负责地推荐优秀的党外人士进入各级领导班子的通知
各县（市）委：
　　为了进一步加强统战工作，充分调动党外人士的积极性和创造性，根据省委、地委关于积极向各级领导班子推荐优秀党外人士的精神，特作如下通知：
　　　（1）略。
　　　（2）每个县（市）都要推荐3-4名优秀党外人士进入县政府、县人大常委会、县政协的领导班子中。
　　　（3）每个县（市）都要建立起一个党外人士人才库。
　　　（4）（略）。
　　以上通知，望认真执行。
　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　中共**地委统战部
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　199*年*月*日
　　　【评析】地委统战部根据自己的职责，主动发文贯彻地委意，为什么某县委办公室认为无法执行呢？这是因为，干部工作属于组织部门的职责，要贯彻这个《通知》精神，就必须将文件转县委组织部落实，并进行立项督查。这变成组织部去贯彻落实统战部的指示，显然不符合党委各部门的职责。地委统战部的工作作风应该肯定的，那怎样才能迅速贯彻地委的意图呢？《中国共产党机关公文处理条例》第四章行为规则中明确规定：“党的机关行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。”党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委行文；党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性公文。据此，地委统战部可以通过两条途径行文落实地委的指示精神。一是向地委请示以地委或地委办公室名义向各县（市）委发文并起草代拟稿；二是地委统战部行文指示各县（市）委统战部提出贯彻落实意见报县（市）委批准。
　　　
案例4 公文标题病例分析
　　　（1）格式不规范
　　　①《通知》
　　 ……（未完，全文共9041字，当前仅显示2470字，请阅读下面提示信息。收藏《办公室案例汇编》）