办公室案例汇编2

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会议工作案例

案例1 发会议通知
会议通知
致：各部门经理，发总经理秘书沈君。
　　定于12月16日（星期三）下午1:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席，您能否参加，请于12月14日（星期一）之间打电话告知秘书陈红。电话：51426398

　　　初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。有些主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。
　　　【评析】初荫没有向各主管发送通知已经错了，星期一没有对参加人员的回复进行核对，又错过了提前弥补的机会。秘书办事要尽量想到周到些，以免缺漏，同时要注意跟进发现出现的问题。
　　　
案例2 会议资料准备
　　　天地石化股份
……（新文秘网https://www.wm114.cn省略916字，正式会员可完整阅读）……　
题
　　　波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上午十点整，而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
　　　9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚``````
　　【思考题】
　　　（1）假如你是刘小姐，对节下区可能发生的各种情况，应该如何处理？
　　　（2）假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？
　　　（3）向总经理报告后，你还应该做些什么？
　　　（4）召开大型会议前各种准备工作，包括印象、电子类装置应提前多少时间安排？
　　　【参考答案】
　　　（1）马上联系另外的租借公司，看看能不能以最快的方式租到放映机，想想现在一般电脑公司都有放映机的。
　　　（2）马上向总经理报告。
　　　（3）向总经理报告后，一是继续联系租借放映机，二是向来宾分发书面宣传资料，三是会议要如期召开。
　　　（4）召开大型会议前，各项准备工作应提前一天安排结束，包括印象、电子类装置要提前一天准备完成，必要时还要进行提前演示，叫总经理前来示察，还可查漏补缺

案例5 会务准备要细致、周密
　　　一次某地当代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。
　　　事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未家注意，因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志捉，这一事故该给予批评，吸取教训。但在关键时刻能得到即使不久，这是好的，这一点值得表扬。
　　　【简评】每次会议，会前都应充分做好准备工作，以保证会议能顺利进行。上面提到的例子，事前如能做好以下几点，是可以避免事故发生的。（1）统一领导，加强信息交流，上下协调行为。如会务组的同志会前能主动掌握大会程序的最后定稿，就可避免工作疏漏。（2）会务工作，在会前应按会议议程、程序逐项做好准备。其中有的项目还要有两手准备，如会场的音响设备，应有现用的和备用的两套，万一现用的出了故障，备用的即可接上，确保工作正常进行。上面所提到的奏国际歌的问题是属会场音响的一部分，如能在会前准备好这首歌的唱片或录音带等，急需时就能保证不出失误。（3）组织会务的同志，会前、会中都应加强对各项准备工作的督促检查，发现疏漏及时补救。
　　　
案例 6 请柬发出之后
　　　某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。
　　　接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。
　　　事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。
　　　但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
　　　思考题：这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？
　　　【简评】准备会议要安排好先后顺序，不要以“想当然”办事，要做好确认工作。发现问题时，要及时弥补。
　　　
案例7 协调工作切忌过分自信
　　　5月份是鲜花盛开的季节，某市的精神文明表彰大会选在5月上旬的一天召开。开幕这天上午，市政府礼堂主席台上摆满了鲜花，台下参加大会的人员已坐满了所有的坐椅，领导同志也到休息室等候，会场播放着悦耳的歌曲。这时距预定的大会开幕时间还有15分钟。
　　　负责这次大会会务工作的室政府办公室田主任习惯地在会场周围 ……（未完，全文共7322字，当前仅显示2571字，请阅读下面提示信息。收藏《办公室案例汇编2》）