文书档案整理的有关国家规定和标准

文书档案整理的有关国家规定和标准

一、归档文件整理规则
（一）立卷改革的背景及《归档文件整理规则》编制的过程
1.立卷改革的背景
文件材料归档，既是文件处理工作的最后环节，也是档案工作的起始点。长期以来，我国一直沿用传统的立卷方法。随着社会各项事业的发展，机关办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，传统的立卷方法明显暴露出繁琐、复杂、效率低等弱点，影响档案工作的发展，客观上成为制约档案事业发展的“瓶颈”。档案战线的理论界和实际工作者在总结立卷工作经验教训基础上，逐步开始尝试立卷改革，从灵活运用“六个特征”的角度，提出了多种改革方案，其大致可分为三种：
一是在“六个特征”的基础上，引入其它因素结合组卷，如“四分四注意”，“三为主五分开”等。二是组卷时突出强调文件某一特征，如“一事一卷”、“文号立卷法”等。三是分类组合法。这些方法，大多是在“六个特征”立卷法的基础上，各有侧重地进行了完善和简化。
近年来，各级党政机关机构改革的全面实施，不可避免地对机关档案工作产生冲突，档案人员紧缺与归档文件整理任务繁重之间的矛盾更为突出，各级机关档案人员改革归档文件整理方法的呼声日益高涨。探索新的改革思路，真正简化归档文件整理工作，已成为档案工作者共同面临的紧迫问题。在这方面，部分省、市档案行政管理部门和国家专业主管机关开始尝试与计算机技术相结合，推行新的归档文件整理方法。一些省，如广东、吉林、上海、山东、四川、深圳、河南等许多省先后进行了试点，个别省市还在试点的基础上开始在部分地区加以推广。由于这项工作尚处于探索阶段，没有成功的经验，各地做法不尽相同，因此归档文件整理工作陷入了某种程序的无须化状态，这对将来进行馆际档案信息交流等建立在标准化基础上的工作是很
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《规则》的制定，填补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的空白，为新形势下规范、高效地进行归档文件整理工作提供了依据，对我国机关档案工作的持续发展具有重要意义。
1.对机关档案工作的意义
⑴缓解机关档案工作压力。
⑵节省机关的财力、物力。
⑶理顺机关档案工作职能。
⑷《规则》对机关档案工作的其他改革奠定了基础。
2.对档案馆工作的意义
⑴便于档案馆控制档案进馆质量。
⑵有利于档案馆向社会开放档案。
⑶缓解档案馆库房压力，强化档案馆基础建设。提高档案检索的效率以及查准率、查全率，更好地完成收集、保管、利用等职能。
3.对档案管理现代化的意义
⑴为现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。
⑵促进机关文档一体化管理的实现。
⑶为电子文件整理方法打下基础。
二、文书案卷案卷格式
《文书案卷案卷格式》(以下简称《格式》)（GB/T 9705-88），于1988年9月5日由国家技术监督局首次发布，1989年3月1日开始实施。《格式》是国家档案局以档案工作国家标准公布的，在长期的档案工作实践中发挥了重要作用。为了适应档案工作发展的新形势，国家档案局在2008年对此标准进行第一次修订，由中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局发布。
㈠《格式》发布的时代背景
我国档案工作标准化的三个主要阶段：
1.草创阶段：1950年4月26日，_办公厅的《关于统一文件纸形与格式的规定》是建国后第一份档案工作标准化文件。
2.发展阶段：1979年国家为加强我国的标准化工作，专门颁布了《中华人民共和国标准化管理条例》。
3.法制化建设阶段：自从《中华人民共和国档案法》颁布实施后，_的档案工作标准化工作逐步纳入了法制化的轨道。
1987年8月，《档案法》正式公布，并于1988年1月1日实施。
《档案法》是我国法制建设取得的一项新成果，它的颁布实施对我国档案事业的发展具有重要的现实意义和深远的历史意义。它是我国国家最高权力机关颁布的关于档案事业的第一部法律，是协调国家机关、集体单位和公民三者在档案方面关系的法律准绳。它的问世，使档案事业的建设有了法律依据和保障，改变了过去仅靠政策、行政措施等手段来推动档案事业的做法，标志着档案和档案工作从此进入了法制管理的轨道。同时，它又增强了全社会的档案意识，保证了档案财富的完整与安全，使档案资源得到有效利用，更有利于为_现代化建设服务。
国家档案局于1983年成立了_档案工作标准化领导小组，与有关部门合作先后制定了《档案著录规则》和《文书档案案卷格式》两部文件，加强了对档案事业的宏观管理。
㈡文书档案案卷格式发布的意义
《格式》，对案卷的卷皮格式，卷内备考表格式及填写方法、填写要求等都作了详细的规定，是目前档案馆(室)整理文书档案的主要依据之一。
《格式》属于档案工作业务技术标准中的档案整理标准。文书档案管理，以《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》（GB/T 3792.5-85）、《格式》（GB/T 9705-88）等法规性文件的要求为基础，涵盖档案的收集、整理、立卷、鉴定、编目、保管、统计、检索、提供利用、销毁等项工作。
档案工作标准化是一项系统工程，它不仅包括档案工作标准的制订、实施等项工作内容。还包括标准制订前的调查研究工作，标准的补充、完善、修订、废除等项管理与维护工作；标准化体系的设计；标准执行情况反馈信息的搜集与处理等项具体工作活动。从中可以看出，《格式》的发布的确花了很大气力，同样也发挥了重要作用。
1.它是档案工作标准化系统中非常基础，也是非常重要的一环，有利于档案工作标准化体系的建设。
2.通过实行简化、统一、协调、选优等管理控制活动，节约经费、提高效率、获得效益。
3.它能促使档案管理活动的最佳效果。
㈢标准的重新修订
《格式》作为一个标准，随着档案工作的不断发展，它也要不断补充、完善。标准从制定距今已有20年了,为了让它发挥更大的价值，2008年国家档案局对《格式》进行了修订（已发布征求意见稿）。
1.修订标准与GB/T 9705—88相比主要变化如下：
①标准的总体编排和结构按GB/T 1.1—2000进行了修改；
②增加了目次和前言；
③修改了硬卷皮封面和封底尺寸、软卷皮封皮和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸。硬卷皮封面尺寸采用300mm*220mm(长*宽)，封底尺寸佟封面尺寸。软封面尺寸规格采用310mm*220mm(长*宽)，封底尺寸297mm*210mm(长*宽)。卷盒外形尺寸采用310mm*220mm(长*宽)，其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(即长*宽为297mm*210mm)；
④增加“归档号”为硬卷皮卷脊项目；
⑤调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页上端空白处，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录I）；
⑥修订标准的附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H、附录I、附录J是规范性附录。
2.对于新的《格式》，要有正确的思想作指导，还需确立良好的_意识来保证其顺利推行：
①坚持全面、系统的指导思想。在某些情况下，应当注意一些档案工作标准的相互关系，使它们协调配合地得到贯彻执行。
②档案工作标准要依靠有关方面的努力，才能顺利实施。在实际工作中，应十分注意提高人们的标准化意识水平，确立良好的社会_意识。在实施过程中，还应当定期组织对有关新、旧标准的科学性、合理性的讨论与研究工作，以研促建，不断提高我国档案工作标准的制订水平。
三、归档制度
㈠归档范围和保管期限
国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）已于2006年12月18日发布施行。《规定》共15条。《规定》从机关文件材料的归档原则（归档范围、不归档范围）、归档要求、保管期限的确定及编制审批等方面做出明确规定，还对不同类别和载体档案的归档原则进行了说明。《规定》发布以来，_各级档案部门认真学 ……（未完，全文共13941字，当前仅显示3316字，请阅读下面提示信息。收藏《文书档案整理的有关国家规定和标准》）