干部学习讲稿：公文格式流程

目录/提纲：……
一、公文要素格式
（一）公文外观
（二）公文格式要素
二、公文办文流程
（一）各类报送文的处理
（二）签发、签署文件
（三）发文首页和公文处理流程再造
……
干部学习讲稿：公文格式流程
李克实
中国人才研究会副会长

我们来讲一下公文格式流程。这个公文格式流程我讲两个问题，第一个问题就是公文要素格式。第二个是说一下公文办文流程。这个就是主要内容就是我们通常讲的公文处理，这个涉及到是这方面的，但是我只挑里头我们在公文处理过程当中，范文过程当中经常出现的错误、问题，给大家做个介绍，就不展开了，你比如包括最后公文的装订、归档咱们就不讲了，主要讲讲在办文过程当中的经常出现的。
一、公文要素格式
（一）公文外观
首先我们说一下公文要素格式的问题。那么什么叫公文的要素格式？或者叫格式要素？我们大体上讲到公文格式的时候，我想有两个概念。一个格式说的是它的外观、尺寸，你比如说我们一个公文，它有一些术语，它左手这边我们叫订口，它就是装订用的。那么上头这块的话叫天头，就是顶上我们也叫作说，公文要留天嘛，留多大这个有尺寸有标准的，大了不行小了不行，这个底下的这个空白处叫地角，这个都是我们这个印刷排版的标准术语，叫地角。右边这块叫裁口，为什么叫裁口呢？因为公文装订的时候是以左上角为准，然后多余的裁掉，所以它这个就是生产流程的这么一个叫裁口。这个的话就是有它名称的，这个都是一些格式问题。另外还有就是尺寸，这个相间的距离，字号、字型，这个标题多大，这个横头多大，还有这个就是说中间那个红线，叫反线，这个叫腰线，那么这个的话是多粗，这个颜色、行距、字距像这些，我们的话都是叫它，也叫格式，但是这些格式的话是一种外观格式，或者叫尺寸格式，这个我就不在这说了，咱们因为有标准。这个谁知道就行
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肯你比如说加个字都可以，这是字号的编制。
标题，标题就是说这个里头有一个这个问题，就是主办机关名称要不要，这个按照我们工作条例，这个主办机关名称是必要的，这个是必须要的，那么但是我们在实际上执行这个公文的时候，有很多单位就不要，就省略了，说上面有红头，谁的文件都很清楚，我干吗非得要一个机关名称，就上来就是关于什么的通知就完了，我想这个事怎么把握呢，有这么一个原则，这个咱们实事求是地讲，有一些文件当中可以省略，从现在实行情况看也是这样。什么文件可以省略呢？就是它不脱离红头的原件独立发挥作用的公文，那你可以省略。那么你比如说请示、报告这些东西它都一般它都不会脱离红头，就是原件独立发挥作用，它都是当时一次性地办完了公文的寿命就结束了，它也不会再去搞法规汇编，函大部分也不需要，再去搞函汇编没有必要，是吧你编文献的时候你再配加注这都问题不大，就是他不脱离红头本身，就是独立地发挥作用的时候，这些你可以不要这个，在标题当中再加注主办机关名称。但是说你要脱离红头发挥作用的时候，你比如说这种政策性文件，那你如果说是登报怎么办呢？你登报就没头了，这报纸上公布关于什么，谁的呀，所以说这种文件你必须要有主办机关的名称，那么这个要你进入法规汇编、政策汇编、登报你没头了，这个的话就是说那你编报纸的人再给你加上，那这个也容易造成混乱，特别是说你像我们搞法规汇编的时候也比较烦这个，就是你不用头的，最后你编排的时候就很容易混了，这是谁的文呀，你还得在里头看内容再找，这个也很不方便，所以说这是建议性的。就是说可能会脱离红头单独发挥作用的公文，你还是要按照要求，即便这个标题长，你必须要有主办机关名称，发文机关的名称，这是一个。
再有一个就是说公文标题要多长合适，有没有规定？没有。但是说我们是越短越好。这个你像__发文这个标题大概我看了，是最长的也是三行字，基本上就控制了。我想就是说最长能不能够就是说是控制在50个字以内，50个字就很长了，就有占了四行了，是不是，不要再长了。因为你再长的话你最后后头，影响这个公文排版了。这个我见的最长的是94个汉字，有同志说他见过最长的一个标题154个汉字，那你基本上你这第一页什么都没了，光标题了，是吧，所以说我们注意就是说一个标题的字数大概控制。另外的话就是注意标题的编写，不要多主题标题，你要给它归纳一下，找到它的同类，这个同类项给它归并，你比如说我们这个前面举例这个文件，说搞好这个_，这个稳定就是主题，你就说稳定就行了，你没有必要说是搞好思想政治工作，平抑物价，加强治安，这个关心群众生活等若干问题，那就长了去了，是不是那么所以说的话要注意就是按照同类性质去归并主题，就是单主题，一个主题表述。
那么下面的话就是这个还有点话就是，主送机关。主送机关的话就是，也就是抬头，抬头的话也要注意合并同类项，不要把所有的单位一个一个列出，你比如说你如果是会办的这种联合行文的，可能涉及到多个机关，多个机关那你要是比较麻烦的写法就是说卫生厅（局），然后教育厅（局），财政厅（局），这就长了，你就说卫生、教育、财政，都是顿号，然后最后一个厅（局）这个就可以简短一点，像这种这都是一些基本方法了。
那么这是最后的话就是说是版记，版记，就是说要包括抄送机关、印发机关、印发日期，最后这二维条码现在都使用这个了。印章的使用，印章的使用我们注意，就是还是要先文后印，这个有一些就是，你像OE系统它在设计上，设计比较好的我看它有二次印刷，这个二次印刷的话也符合先文后印，那么有的就是字印合一，这个的话这个就缺乏一点法律依据吧，你要说的话你像公安系统怎么辨别，你这个印章，印章真伪，那你这个就是要先文后印的话呢，他就是说他能够分析出来，你是先有字先有章，这个是可以分析出来的。你在章上再加字，和这个字上加章这个是不一样的，所以说按照我们目前的规定还是先文后印，我们注意在使用的时候，你可能二次印刷也是必要的。
这有一个例子我给大家看一下，你像这样的一个文件，这第一，第一页，这个文件第一页，这第一页上全是红头，这还没完呢，这个翻过来第二页，第二页还有，然后才出现标题、正文才出现这个。这个不可以，这个我们条例上就是像这种事都没有说，没有说但是我们过去的就是公文规定里头有，但是并没有改变。这个一个基本的要求就是说，公文正文的第一页，就是也叫首页，公文的首页就是这张纸里头，我不管你前面怎么排列，你必须漏出正文的第一行，这个就是一个基本的格式要求，你拿着一个文件你上面全是红头这什么东西，这个的话是不符合规范要求的。虽然是新的条例里头它是，条例比过去的我们这管理规定都要薄，这个它是大的原则把住，细节没有再描述，所以这个没再提，没再提不等于说你就可以这么印。我实际上见过的还有第三页才出现正文的，那么前两页都是红头，这个就很不像样子了，我这个希望就是说我们规范一点还是，同样是这个文件，我们稍微做一些排版的调整，就变成下头这个文件，这是可以的，这个正文的第一行就漏出来了。
那么这个怎么能够保证这个正文的第一行必须要漏出来，有几个。首先就是说你联合行文的时候你单位比较多怎么处理，我想的话这个处理的办法就是说，我们格式标准当中规定了红头的最大字号，你不能超过你的上级机关，不能超过_，这个就是一个基本的要求。那么这个最小多少没有规定，那么所以说你可以通过缩小红头的字号来解决这个排版问题，缩到多小你也别太小了，我们有一个建议的这个意见，就是说你不小于标题就可以了，标题是二号嘛，那么你那个不小于标题你一号字，一般我们算了一下，就是现在 ……（未完，全文共12408字，当前仅显示2952字，请阅读下面提示信息。收藏《干部学习讲稿：公文格式流程》）