干部学习讲稿：公务文书的处理与管理

目录/提纲：……
一、公文的概念和特征
二、公文处理的概念和基本任务
三、公文处理基本原则
四、公文处理的主要内容
（一）收文处理
（二）发文处理
（三）办毕公文的处置
……
干部学习讲稿：公务文书的处理与管理
　　胡仙芝
　　中国行政管理学会研究员
　　各位学员，大家好！我是中国行政管理学会的研究员胡仙芝，今天想和大家探讨一下公务文书的处理与管理以及公文立卷及管理这两个方面的问题。
　　首先我们来看看公务文书的处理和管理的一些基本的概念、原则、程序、内容和方法，因为公文书对于我们行政管理中可能跟大家日常工作中所接触的都是密切相关的。
一、公文的概念和特征
　　首先我们可以看看公文，什么叫公文呢，公文就是公务文件，是国家机关、社会组织在公务活动中为行使职权所制作的、具有规范体式和法定执行效用的信息记录。你看像我们好多的红头文件，还有一些红头的函等等都是一种公文。公文跟其他的一些文字性的东西比起来，它是很有特殊性的。公文它的特殊性有五个方面。
　　首先，它的制作主体是很特殊的，一般来讲，只有依法成立并能以自己名义行使权力和承担义务的国家机构或者是社会组织，行政公文它的制作主体就是行政机关、行_力机构，这个就是行政公文与其他一般的文章、公共的一些文体所不同的地方。
　　第二个就是内容的属性。它的内容具有特殊性，一般来讲公文是处理公共活动的，涉及到公共权力的运行、公共活动的一些组织以及它的后果承担等等。
　　第三个就是法律规定的属性。也就是说，公文它不是随便靠一个人的想象去随意地撰写的，公文有特殊的文体，有特殊的结构，也有特殊的格式，而这些文体、结构、格式都是以法律法规的形式加以严格规范的。
　　第四个就是程序方面的要求
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创制公文，创制公文我们好多人都说在行政机关混要靠两个字，一个是“嘴皮子”，一个是“笔杆子”，“笔杆子”用来干吗呢？绝大多数时间是用来写公文。写公文它其实是一个正式公文的产生过程它的程序也是非常多的，从收集信息到撰写文稿到审核签发到注发、整理到印制等等，只有通过这么将近十个环节的每个程序环节的一个严格制作，一份正式公文才能产生。
　　但是现在很多公务员创制公文是一方面，而其他的另外一大部分人可能不是直接参与草拟文件，但是他在公文的管理、处理中也起到很重要的作用，其中很多的是传递公文，比如说发文的，收文的，还有文件交换的，他们的主要职能就是传递公文。
　　公文传递出来了，环节又多，它的使命也多，还有一个经常我要碰到就是办理公文，我们每天都在办理公文，办理公文包括公文的阅读和根据公文的内容再去进行加工和处置，比如说像分办、批办、拟办、传阅、承办等等，这些办理公文在很多意义上它就是一些解决具体的问题，比如说落实某一项具体的工作，部署某一项的工作安排以及针对某一个案件进行一些实际的处理等等。
　　但是对公文的管理里边还包括着它的一个全流程，比如说处置办毕的公文，就是说它已经完成了事务处理的使命，但是我们要对这些公文进行一些管理，包括立卷、归档、移交、退还、暂存、销毁等等，这些都是对办理公文的处置。
　　这些从头到脚来讲这些公文是多环节、多层面、多方面的，它很需要这种管理，任何一项复杂的事务都是非常需要科学管理的，对公文的管理，就包括怎么去建立公文管理机构，对公文的各个环节的涉及人员进行分工，明确分工，明确职责等等。对公文如何进行保管和使用，这些一个机构它都需要有一个制度化的工作，对这些制度进行制定，进行完善，进行修改，不断地提高，那么这些属于公文管理。我觉得公文处理的任务也就包含着这些层面内容。
三、公文处理基本原则
　　公文处理具体的方式有很多，但是有一些原则是很基本的，也就是说不管你处理哪一类公文，哪一些公文有一些基本原则是共同的。
　　比如说第一个我们都讲依法行政，在办理公文、处理公文的时候首先要坚持是法制原则，也就是说我们公文去处理不是自己想怎么干就怎么干，而是都是有法律法规规定的。依法办文、依法办事，是公文处理的基本原则和首要原则。
　　第二个原则就是实事求是的原则，就像我们行政管理中要处理事情，必须对事实进行基本的判断，然后从中总结出规律。这个实事求是，是公文处理的基本原则，也是日常的行政管理包括做人做事等等都是需要坚持的，一般的话，公文更容不得虚构、容不得作假，实事求是成为公文处理的第二个基本原则。
　　第三个公文处理要求比较全面，而且对质量要求比较高，这种质量它跟其他的一些文体要求不一样，其他的文体可能就是语句通顺什么就行了，但是这种公文处理对于可执行力、对它的时效性、合法性，还有对事件的执行力、效力等等都有非常高的要求。
　　公文处理还有一个基本原则，就是要注重实效，这个就像我们搞政治或者搞管理，什么时机需要什么公文，我们就需要适时的推出某一种公文，而不能延误时机，有一些公文它是在某一个环节需要发生作用，但是如果错过了这个时机，公文也就没有它的生命力了。
　　还有公文它是一个组织行为，所以它还需要对公文的处理还需要一个集中统一的原则。也就是说对公文的处理因为它的同一个部门必须有统一的口径、统一的收文号、收文序号等等，这样这种集中既方便于管理，也是一个组织对外进行行政管理的一种需要吧。第三个公文处理的基本原则里面还有一个党政分工的原则，这个也就是可能跟内容上、跟大家的分工、职位方面可能也有关系。
　　最后的两个原则，可能大家都会，这个也是基本的政治常识，b_m原则，尤其是有一些特殊的工作，在公文处理的过程中是必须坚持b_m的，比如说像某一项决策，某一项人事工作的决议在酝酿过程中产生的文件等等，这些都是非常需要b_m的，因为x_m的话直接影响到这个工作的后续的进展。
　　最后一个是精简原则，现在绝大多数的公文都不需要什么描述的话，说理的话，更多是对事件本身的指示和分配，那么这种文字必须非常的精简、精炼、简练，然后不会理解歧义，准确的理解、精确的直达，然后文字更加洗练，这个是公文处理的几项原则。
四、公文处理的主要内容
　　公文处理都有哪些具体的内容了，这个我觉得大家都是公务员，可能在这个里边可能每天都是具体的工作内容，我们把它概括起来的话可能是有几个方面，一个是收文处理，一个是公文阅读，一个是发文处理，一个是公文印制，还有对办毕公文的处理和管理等等，这些内容我们仔细地可以结合一些案例来讲一讲。
　　最近北京晚报在连载一本书叫《省府大院：机关女博士》，讲的是一个女博士她考入省政府里面去工作，然后在里边的一些生活和情感故事。其实她的很多工作内容就是跟我们讲的公文处理的内容是比较统和的，很有意思，她好像第一份工作入机关的第一份工作就是办公室的机要员，她有一段话很好笑，她说机要是什么呢，她说听起来像和所有单位重要的事情都有关的人，要么怎么叫机要呢，你看这个“机”就是机关的机，“要”当然是重要的要，机要员就是要参合各种重要的事情，这个女博士本来是这么理解的，但是有一个内行的人告诉她，说机要不就是收发文件吗，就是收文和发文吗，我想这个可能好多政府机关的部门机要员肯定好多人都干过，这边写得也比较有意思， ……（未完，全文共11966字，当前仅显示2846字，请阅读下面提示信息。收藏《干部学习讲稿：公务文书的处理与管理》）