新入职秘书办公电话使用技巧

目录/提纲：……
一、电话使用的前提准备
1、话机具备来电显示功能
2、熟记联系方式
二要尽快记住其他人的联系方式
3、注意电话保养
4、讲究轻拿轻放
5、时间适可而止
6、通话终止有方
7、务必公私分明
二、拨打电话的注意事项
1、选准时间
2、做好准备
3、礼貌拨打
4、强调要点
一是通话要点宜少忌多，每次通话最好只有一个要点
二是通话结束前应再次对要点加以强调
三、接听电话的相关要求
1、来电必接
2、认真确认
三是自报姓名以确认对方没有找错对象
3、专心致志
三、代接电话应遵守的规则
1、表明身份
2、区别情况
二是不在现场，几分钟或一小会就回来三是因事外出，一段时间内不能返回
3、认真记录
4、保守秘密
……

新入职秘书办公电话使用技巧
汤海鹏

说起办公电话的使用，大家可能觉得这是一件不起眼的“小事”。但小事决定成败，使用电话看似一件小事，实则反映了使用者的语言表达能力、工作态度与方法、责任心及快速反应能力等综合素质，有时一个电话就可决定事情的成败。因此，新入职秘书更需注意电话的使用。
身为党政办公室秘书，刚参加工作时，办公室领导和同事就曾告诉我许多使用电话应注意的事项。当时，我并未认识到它的重要性。
随着办公电话使用频率的增多，我忽然发现要使用好办公电话并非易事。工作之余，我对电话的使用方法作了些许总结，以飨读者。

一、电话使用的前提准备

1.话机具备来电显示功能。办公电话必须具备来电显示功能，如果是普通电话，这就需要申请更换，否则会给工作带来不必要的麻烦。比
……（新文秘网https://www.wm114.cn省略547字，正式会员可完整阅读）……　
话，有求于人的一方则不宜如此；若通话并不涉及实质性问题，应由主叫方首先挂断电话；当通话双方是上下级关系时，则应由上级先挂断电话。”当然，遇到特殊情况，就要灵活处理。

7.务必公私分明。不论什么工作都要做到公私分明，使用电话亦不例外。上班时间不宜接听私人电话，更不可使用办公电话拨打私人号码，尤其不能煲电话粥。这不仅会损害自身和部门形象，更会影响工作进度。

二、拨打电话的注意事项

1.选准时间。一般情况下，拨打电话要避开对方不愿被打扰或精力可能松懈的时间，如周五下午、周一上午、上班后的前半个小时及下班前的最后几分钟。避开影响对方生活或休息的时间，如假期、午休、深夜或就餐时间。
当然，紧急事务除外。比如：下班前领导临时安排紧急事情，需联系相关部门处理，这时就要毫不犹豫地拨打电话，但通话一定要客气。

2.做好准备。拨打电话前应做好准备，如将电话号码、备用号码、通话要点、强调之处等列个清单，以免遗漏通话内容，影响工作进度。

3.礼貌拨打。拨打电话要注意礼貌，尤其是打给陌生人。一般情况下，以“你好，请问你是不是…… （姓名 + 职务或职业）”作为开始语，而不是“喂……”，避免对方不是自己所找之人而误事。

4.强调要点。为保证沟通效果和把事情落到实处，务必对要点加以强调。一是通话要点宜少忌多，每次通话最好只有一个要点。二是通话结束前应再次对要点加以强调。如果事情非常重要，可以礼貌地请对方做一下笔录。

三、接听电话的相关要求

1.来电必接。不论工作多忙多累，只要有来电就必须接听。即使当时不宜通话，亦应先接电话说明原因后请其指定时间，由自己回电话。

2.认真确认。接听电话后应进行确认：一是问候对方以确认有人接听，二是自报单位、部门名称确认对方没有找错地方，三是自报姓名以确认对方没有找错对象。

3.专心致志。接听任何电话均应聚精会神，否则难以确保听得清、记得准。如果来电时你正在伏案做紧急工作或接听另一个电话，应礼貌地告诉对方自己正忙，寒暄之后约定回拨时间，然后挂断。
４.善待错拨。如果发现对方打错了，不仅不能恼怒，还应态度和蔼地告知对方，然后礼貌地指明对方所错之处。

三、代接电话应遵守的规则
代接电话除注意接听电话的基本方法外，还应遵守以下几项规则：

1.表明身份。首先应当说明自己的身份，告知对方自己的职务及与对方所找之人的关系，然后诚恳地告知对方：“如果方便的话，我可以代劳或转达。”假如对方婉拒，则不必勉强。

2.区别情况。被找之人不在的情况主要有以下三种：一是忙于他事，不能立即接听；二是不在现场，几分钟或一小会就回来；三是因事外出，一段时间内不能返回。代接电话，仅说一句“他 （她） 不在”显得过于生硬、不礼貌。代接者要针对不同情况选择以下用语：
“你好，他 （她） ……（未完，全文共2415字，当前仅显示1535字，请阅读下面提示信息。收藏《新入职秘书办公电话使用技巧》）