出入境检验检疫局检务档案管理规范（试行）

目录/提纲：……
2、5档案管理部门根据业务工作需要，可增设人员协助检务档案归档工作
3、1检务档案包括纸质业务档案和电子数据档案
3、4已完成电子数据归档的纸质档案资料应存放入检务档案库房
4、档案保管4．1存放检务档案必须设立专用库房
4、3检务档案库房由档案管理员负责管理
5、1检务档案仅供检验检疫机构内部查阅
5、2纸质检务档案一般应当场查阅，不得带出档案库
5、3本局人员可按权限查阅电子档案
5、4查阅检务档案时应保持档案的原始状态
6、3因司法调查需要查阅检务档案的，按照有关规定办理
6、4档案管理员应将申请人提交的《**局检务档案借调申请表》
7、档案销毁7、1检务档案达到保存期限的，可以销毁
7、2**局检务档案管理部门分别负责本部门检务档案销毁工作
7、6档案管理员应将《**局检务档案销毁记录表》存档备查
9、附则9．1本规范由局检务科负责解释
……
**出入境检验检疫局检务档案管理规范（试行）

为加强检务档案管理，实现档案管理科学化、规范化、制度化，根据《出入境检验检疫签证管理办法》及相关检验检疫规定，并结合**局实际情况，制定本规范。
1、总则
1.1本规范所指的检务档案包括有报检单及所附单证、检验检疫记录、证稿、证单存档联等纸质资料、电子数据等相关原始资料。
1.2检务档案管理工作包括检务档案的归档、保管、查阅、销毁和监督管理等相关工作。
1.3**局检务科为**局检务档案主管部门，负责对全局检务档案工作实施监督管理，并具体负责局本部检务档案管理工作。
**局下属办事处分别负责本办事处检务档案管理工作。
机电科负责入境财产鉴定业务档案管理工作。
涉及重大案件、典型案例等事项的检务档案，由局综合科负责保存和管理。
2.档案管理员
2.1检务档案管理部门应指定专人负责检务档案管理工作。
检务档案管理人员应报检务科备案，备案时应提交《**局档案管理人员备案/变更表》。
2.
……（新文秘网https://www.wm114.cn省略685字，正式会员可完整阅读）……　
编写，归档流水号由系统自动生成。
归档文档号编号规则为：机构名称两位缩写字母（**局为JM）+科室（含办事处）两位缩写字母+报检类别（进口—A、出口—B、包装—C、财产鉴定—J）+年份（两位）
科室（含办事处）两位缩写字母分别为：**局本部—BB，外海办事处—WH，高沙办事处—GS，高新区办事处—G*，台山办事处—TS，鹤山办事处—HS，恩平办事处—EP
办事处下属口岸部门分开归档的，可在原办事处字母后添加部门字母（1-2位），也可自行编定两位字母。编写字母必须反映所属办事处和部门名称。
归档人员应将电子归档号码记录在检务档案首页，记录的号码应清晰、易于辨认。
3. 4已完成电子数据归档的纸质档案资料应存放入检务档案库房。涉及重大案件、典型案例等事项的档案，归档人员完成归档工作后，应移交局综合科统一保存和管理。
3. 5归档人员应定期检查CIQ2000未归档数据，发现超过一个月未归档证单的，应及时查找未归档原因。对于特殊情况暂不能归档的，应做好记录，并及时跟踪归档。
4.档案保管
4．1存放检务档案必须设立专用库房。档案库房应保持清洁，并具备防火、防盗、防潮、防虫等安全措施。
4.2存放入库房的检务档案应按电子归档号码顺序分年份进行排放，并做好标记，方便调用。
4.3检务档案库房由档案管理员负责管理。未经管理员许可，其他人员不得随意进入专用库房。
4．4检务档案在管理员和临时管理员之间进行移交的，应填写《**局检务档案移交记录表》。
4.5检务档案的保管期限，一般出境检验检疫检务档案为二年；入境检验检疫档案为三年。电子数据应长期保存。涉及重大案件、 典型案例等事项的档案，作长期或永久保存。
5．档案查阅
5.1检务档案仅供检验检疫机构内部查阅。未经批准，检务档案不得复制、不得对外提供、传播或散布。
5.2纸质检务档案一般应当场查阅，不得带出档案库。
查阅纸质检务档案的，应向检务档案管理员提交经所在部门和档案管理部门负责人签字同意的《**局检务档案查阅申请表》。查阅档案时，档案管理员应当在场。
查阅人需复印检务档案的，应同时在《**局检务档案查阅申请表》上提出复印申请，并经所在部门和档案管理部门负责人签字同意。查阅人申请复印内容涉及内部工作记录的，还应报主管局领导批准。检务档案由档案管理员复印后交查阅人。
5.3本局人员可按权限查阅电子档案。人员的CIQ2000电子档案查阅权限由所在部门负责人根据需要确定，并报计算机管理部门开通相关权限。
5.4查阅检务档案时应保持档案的原始状态。纸质检务档案不得换页、抽页、插页，不得涂改、污损。电子档案不得修改、删除。
5.5档案管理员应将查阅人提交的《**局检务档案查阅申请表》存档备查，申请表保存期限与所查阅档案的保存期限一致。
6．档案借调
6.1检务档案因特殊情况需带出档案库的，申请人应填写《**局检务档案借调申请表》，并经所在部门负责人、档案管理部门负责人和分管局领导签字同意。
档案管理员借出检务档案，应做好登记手续。
检务档案借出时间一般不超过一周，超过一周的应重新办理借调手续。因特殊情况下检务档案需长时间借出的，申请人应在申请表上注明预计归还日期。
对于长时间借出的检务档案，档案管理员应定期跟踪档案去向。档案逾期未还的，应及时催还，并将情况向部门负责人报告。
借出的档案应妥善保存。借出档案丢失、损坏的，借出人所在部门应向档案管理员提交加盖部门公章的书面情况说明。档案管理员应在《**局检务档案借调申请表》上记录情况，并向部门负责人 ……（未完，全文共3809字，当前仅显示1924字，请阅读下面提示信息。收藏《出入境检验检疫局检务档案管理规范（试行）》）