干部培训讲稿：个人领导力与时间管理（下）

目录/提纲：……
二、做好高效的时间管理
（一）什么是时间管理
（二）时间管理的方法
（三）时间管理的原则
（四）高效管理者的时间管理
（五）避免时间管理的几个误区
……
干部培训讲稿：个人领导力与时间管理（下）
张学栋 中国行政管理学会副秘书长

二、做好高效的时间管理

（一）什么是时间管理

时间管理是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有的事情都做完，而是更有效地运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做什么事情之外还有一条就是决定什么事情先做，什么事情后做，也就是分清轻重缓急。另一个很重要的目的是决定什么事情不应该做，时间管理不是完全的掌控，而是降低它的变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划。领导者，无论是领导个人，还是领导组织，都需要规划，作为一种提醒和指引。

时间管理简单分为四代。第一代的理论着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间与精力。第二代强调行事历和日程表，时间管理者已经注意到规划未来的重要性。目前流行的称为第三代，讲究优先顺序的观念，也就是依照轻重缓急来设定短、中、长期的目标，再逐日制定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取较高的效率。这种做法有它可取的地方，但是现在有人发现，这种方法过分强调效率，会把时间崩的很紧很死，有时候还会出现反的效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是很多人放弃了这种过于死板的、流程式的、螺丝钉式的时间管理法，以提升自己生
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了新的成果，你还站在过去的情况下看它，那就发现不了新的进度。

行动也是同样重要。现在可以按照每份清单开始行动，在具体行动中根据需要的环境，时间的多少，精力的安排以及重要性来安排。比如要搞一个大型会议，需要和一个部门合作，和这个部门就要经常联系，所有的联络方式要动态管理，要单独设立一个单子，这就是重点的事情。

根据帕累托原则，80%的结果源于20%的活动，20%的客户带来80%的业绩，创造了80%的利润，世界上80%的财富掌握在20%的人手中，世界上80%的人拥有20%的财富，因此我们在时间管理的时候也要把20%研究好。分轻重缓急的时候，一般把重要而且紧急的事情放在第一位。第二是紧急但不重要，有时候人们常犯一个毛病，把紧急的当成优先，其实许多看似很紧的事情拖一拖，甚至不报也无关大局。第三是重要但不紧急，比如学习，重要但是不急，还有找人谈心、沟通，做点日常常识性的事。第四是既不紧张也不重要，比如消遣，等有闲功夫再说。

举个例子，麦肯锡公司曾经有过一次沉痛的教训，该公司为一家重大的客服做咨询，咨询结束的时候，项目的负责人在电梯里恰恰遇到了对方的董事长。董事长问他，、能不能一下子说出现在的结果呢？由于负责人没有准备，即使有了准备也无法在从30层到1层的30秒钟内说清楚。最终，麦肯失去了这个重要的客户。从此麦肯锡公司要求公司的员工，凡事要在最短的时间内把结果说清楚，凡事都要直奔主题，直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多一二三，记不住四五六，所以要点诀窍要归纳在三条之内。这是在商界非常流行的30秒钟理论，或叫“电梯演讲”。

还有一种休息的方法。《圣经新约》的翻译者莫法特的书房里有3张桌子：第一张摆着正在翻译的《圣经》，第二张摆着一篇论文的原稿，第三张摆的是他正在写的侦探小说。他的休息方法是，从一张书桌走到另一张书桌继续工作。这种“间作套种”是农业上常用的科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降，因为同一种作物吸收同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是如此，如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶就得到了抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂，充分放松。所以不能干一件事情干太久，干太久就腻了，比如英语背单词每天背300个，背上一个月最后都忘了。

具体方法是：有计划地使用时间，不会计划时间的人等于失败；明确目标，目标可实现，不实现的目标不要写；将要做的事情根据优先的程度分先后顺序，80%的事情只需要20%的努力，而20%的事情是最值得做的，所以应当享受优先权，因此要善于区分这20%有价值的事情，再根据价值的大小来分配时间；将一天到晚的事做一个罗列，同时要具有灵活性。一般而言，只将时间的50%计划好，其余的50%作为灵活的时间，用来应付各种打扰和无法预期的事情；一定要遵循你的生物钟，尤其工作久了，年龄长了，生活已经固化了，你的办事效率最佳时间是什么时候，把优先办的事情放在最佳的时间；做好的事情比把事情做好更重要。做好了的事情是有效果的，把事情做好仅仅是有效率，所以首先要考虑效果，其次再考虑效率；区分紧急事务与重要事务，紧急事务一般是短期的，重要事务是长期的，所以罗列出来的事务都要定一个完成的期限；不要想成为完美主义者，不要追求完美，要追求办事的效果；巧妙地拖延时间，如果一件事情你不想做，可以将这件事情细分为很小的部分，只做其中一小部分就可以了，或者对其最主要的部分最多花一刻钟去做；学会说“不”，一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就要说“不”，就要大胆地用减法；要鉴赏自己，一个小小的成功，就应该庆祝一下，感谢一下大脑，感谢一下你自己，可以事先给自己许下一个奖励的诺言，事情成功之后一定要履行。

时间管理是一个概念，与其说概念不如说是一种方法。每个人都需要对自己的时间进行管理，但更需要时间管理的其实是企业，是组织。因为作为单个人员，如果你没有时间管理的概念，其实也可以工作，可以应付，尤其是长期工作有了经验的。但是作为组织需要一个整体的概念，如果这个整体出了问题，那整个组织就不健康了，因为一个企业不是靠一个人来运作的，靠所有员工高效率的配合才能产生最大的价值。单个员工的工作不进行时间管理也没什么大的问题，但是如果所有的员工都没有时间管理的概念，那损失就巨大了。

（三）时间管理的原则

第一，设立明确的目标。时间管理的目的就是让你在最短的时间内实现更多的要实现的目标，如果把年度的4-10个目标写出 ……（未完，全文共10296字，当前仅显示2449字，请阅读下面提示信息。收藏《干部培训讲稿：个人领导力与时间管理（下）》）