浅谈基层海事档案资料的管理与利用

浅谈基层海事档案资料的管理与利用

摘要:在海事处规范进程中,无论是前期制定的各种规章制度、工作方案，还是在工作运行过程中产生的各种业务台账，作为海事业务“痕迹”，都应成为有效的档案资料。如何能够使这些档案资料变成“活”的档案，更好地服务于规范化建设，需要更为科学规范的收集、整理、保存等工作，进而充分利用之进行有效的统计分析。
关键词：海事 档案资料 规范化建设 业务后评估

1、 前言
在海事监管日常工作中，会形成很多记录工作理念、工作思路以及工作结果的文字、图片、音频等不同形式的信息资料；做好对这些信息资料的管理，不但能够满足单位的稳健发展的需要，而且对进一步提升工作理念，转变工作思路有着十分重要的意义。通过对单位的历史记录进行科学有效的统计分析，能够使上级部门或领导及时了解单位的运行情况，为适时调整工作思路提供准确的依据支撑；
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乱。
（3）档案资料的有效性评估仍需完善。目前，每项海事监管工作结束后，执法人员都会及时的把相关工作记录登记在相关业务系统里面，做到了工作有“迹”可循，但普遍存在缺少对其开展后评估的问题。前事不忘后事之师，通过业务后评估，不但可以发现工作出色的地方，也可以发现工作不足的地方，对促进各位执法人员工作能力的提升有很大的帮助，但在这方面工作中普遍存在不足，以至于工作无法形成闭环。
3、档案资料的有效性评估
在工作中形成的各种台账以及工作方案如果只作为工作痕迹存在，显然不符合海事管理现代化的要求，要切实加强对其的应用，使之变成“活”的档案资料，方能体现出其意义价值。
对档案资料的应用，最重要的，也就是能体现其真正价值的途径就是通过开展后评估工作促进其应用性和有效性。通过对各种业务台账进行科学统计分析，不但可以观察出本单位的实际工作情况，同时也为适时调整工作思路提供准确依据，也为上级有关部门或领导决策提供支持性证据。
由于业务后评估工作是一项针对全处各项工作开展的，是一项跨部门协调配合的综合性工作，因此，需要单位提供相应的人员、技术和设备等条件加以保障。业务后评估工作的开展，首先需要牵头部门和人员，一般可由办公室承担业务后评估工作的领导和组织责任；其次，根据工作需要，工作人员可由各个部门的业务骨干组成，这就需要各个部门的全力配合；再次，业务后评估工作组一定要向全处干部职工做好解释工作（包括总结，评估，展望等）。由此可见，此项工作并非是针对个人的行为，而是全处工作的有序、有效开展一部分。由于业务后评估工作会涉及多个部门，协调配合范围较广，所以组织机构设计应兼顾灵活性和集中性等特点。所谓灵活性，是指由单位主管领导为组长，各部门领导为副组长，组建松散型、非常设的业务后评估领导小组，负责后评估工作的指导、审批；所谓集中性，是指以办公室牵头，抽调各部门业务骨干成立常设的后评估工作组，是业务后评估工作的组织、管理、协调机构。这种兼顾灵活和集中的组织形式，有利于所有部门、人员在思想和行动上形成统一，并降低后评估过程中的沟通、协调成本。
业务后评估工作内容的选取，应有总分总的特点，也就是有总体的部署和分阶段分部门的评估以及最终的总结展望。有了对档案信息资料的业务后评估后，在开展执法规范化建设时，成效如何，则可以由其反映出来。针对工作不足的地方应切实加强整改，对良好的方面加以深化优化。针对新增设业务、新轮岗工作人员开展的工作等都应着重评估，需要大家熟悉这个过程，因为在这个过程中难免会出现考虑不周全的地方。通过后评估，使工作的开展逐步趋向规范化效率化，也能对执法人员迅速提高工作能力和水平起到督促的作用。最终，通过业务后评估工作，使全体执法人员都能够全面履职。
业务后评估的工作周期，可视情况而定，常规业务可以每月进行，新增业务可适当缩短周期，从而大大减少出现工作失误的几率。评估结果要最后形成后评估报告，通过适当方式公示。通过开展业务后评估工作，加大对全处工作的掌控力度，也使工作记录等档案资料有了“生命”，不再是“死”的文字记录。
4、档案资料的管理利用建议
档案的管理需要全面的精细的工作，对于人员素质要求较高。 ……（未完，全文共3380字，当前仅显示1707字，请阅读下面提示信息。收藏《浅谈基层海事档案资料的管理与利用》）