目录/提纲:……
一、建立切实有效的管理_和工作机制,确保项目档案管理有序开展
二、“五个定期”制度确保项目档案的完整规范
三、扎实有效组织项目档案验收工作
四、高度重视项目档案利用服务,发挥档案基础保障作用
……
建一流场馆 创一流档案
——中国2010年上海世博会主题馆项目档案管理经验交流
世博会主题馆项目档案管理示范工程经验材料
上海东浩国际服务贸易(集团)有限公司(原上海世博(集团)有限公司,世博会后更名)承担了中国2010年上海世博会主题馆(以下简称主题馆)的建设任务。主题馆是世博会最重要的场馆之一,也是上海市重大建设项目,与中国馆、世博中心、世博演艺中心及世博轴并称“一轴四馆”,是世博会的永久保留建筑。世博会184天中,主题馆共接待观众3000万人次,成为接待观众数量最多的世博会场馆。
集团充分认识到做好项目档案管理的重要性和必要性,提出了“建一流场馆、创一流档案”的目标。围绕这一目标,集团高度重视、真抓实干、上下联动、形成合力,最终形成了收集齐全、整理规范,真实反映主题馆项目建设全过程的项目档案,也探索出一些科学高效的项目档案管理经验,为世博会的安全运营、主题馆的后续利用和“后世博”集团的发展发挥了应有的作用。
一、建立切
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注册 登陆 用订单找账号 建设瞬息万变,施工现场每天都可能发生各种情况。对此,集团尝试将项目管理的理念和方法运用到项目档案管理中,通过“五个定期”制度实时把控项目档案管理进程,及早发现和解决问题,特别是更好地保证了项目文件材料的质量和真实性,使档案管理真正融入项目管理全过程。
一是定期召开项目档案工作会议,建设单位和参建单位共同研究,第一时间解决项目文件材料形成收集的质量问题,建立项目档案工作的良性机制。
二是定期组织档案业务培训,通过专家培训与自我培训相结合,并根据项目所处阶段选择培训重点,显著地提高了项目分公司和参建单位档案人员的档案意识和业务能力。
三是集团档案人员定期深入建设现场和有关部门开展现场指导检查,把好项目文件材料形成这一源头的质量关。集团根据项目施工进度和竣工验收节点,制定项目档案检查时间节点表,采取各专业分包档案人员集中办公、整理,集团档案主管现场指导,上海市档案局跟踪检查的方式,同步检查施工文件材料形成和档案整理质量。2009年12月中旬,在主题馆项目档案预验收前,集团办公室会同世博项目部和施工总包、监理等单位,组织全体参建单位档案人员,开展项目文件材料整理的集中培训和检查。整整7天集中办公,装饰工程、设备安装、智能、节能等专业分包项目顺利通过由上海市档案局组织,市城建档案馆参与的档案预验收,为主题馆项目档案验收奠定基础。
四是定期收集、即时归档,档案部门着重加强与业务部门的信息沟通,跟踪动态,做到重要文件材料即时归档。例如,针对项目内容变更、确定专业分包中标单位等重要事项所形成党政联席会议纪要、评标公证书、专业分包合同等依据性文件,以及各专项验收、审计、审价报告等重要文件材料,均做到跟踪收集、即时归档。配套的科研项目做到项目结题、归档完成,并按照世博会档案移交要求,及时向上海市档案馆移交。各参建单位按供货渠道和台(套)编制设备清单,规范有序地做好设备档案的整理,及时移交运营保障部门,为世博场馆安全运营发挥了积极作用。
五是集团定期与档案行政管理部门沟通,无论是项目档案管理登记、验收申请,还是建设过程中的指导培训、阶段和单位工程的备案验收,集团都得到了上海市档案局的指导和帮助。
三、扎实有效组织项目档案验收工作
作为特大型活动的重要场馆,主题馆项目工期紧,档案整理任务重。为保证主题馆项目竣工后如期通过档案验收并投入试运营,集团按照重大建设项目档案验收办法,探索建立了项目阶段或单位工程的备案验收制度。制度明确施工总包为施工文件质量的第一责任人,监理单位必须对施工文件材料的质量进行监管。施工文件材料经各专业分包自查后首先由施工总包和监理单位复查,然后交集团档案部门和世博项目部初审。初审合格后,集团向上海市档案局提出阶段或单位工程的备案验收申请。主题馆项目建设期间,集团先后对立项与设计阶段、地基与基础(桩基工程)、主体工程(钢结构)等单位或分部、分项工程进行了备案验收,为整个项目的档案验收奠定了扎实的基础。
在桩基、主体结构等工程的备案验收中,施工单位对集团检查组指出的问题立即组织整改。经逐项复查,确认问题全部整改后,集团才向上海市档案局提出备案意见。针对备案验收中存在的问题,集团领导专门召集施工总包、监理以及专业分包单位的项目经理,召开项目档案工作专题会议,研究解决措施。
在集团和各参建单位的共同努力下,在上海市档案局等有关部门的支持帮助下,2010年1月28日,主题馆项目顺利通过上海市档案局组织的档案验收,成为率先通过档案验收的世博会永久保留场馆项目,不但确保了主 ……(未完,全文共3743字,当前仅显示1891字,请阅读下面提示信息。
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